Organiser un salon virtuel : les bonnes pratiques_background

Vous songez à organiser un salon virtuel ? Vous trouverez ici nos conseils et bonnes pratiques à mettre en place pour créer un salon virtuel à votre image.

Un salon virtuel réussi a été soigneusement préparé dans le but d’attirer un grand nombre de personnes et de les faire rester. Son succès repose sur une expérience virtuelle agréable et un parcours utilisateur simple dans lesquels les visiteurs trouveront le contenu qu’ils sont venus chercher sans se casser la tête.

Créer un salon virtuel : par où commencer ?

En premier lieu, il est important que vous vous posiez les deux questions suivantes :

  • Que viennent chercher les exposants sur votre salon virtuel ?
  • Et les visiteurs, que veulent-ils trouver sur votre salon ?

En général, les exposants cherchent à :

  • Communiquer sur leurs produits ou services,
  • Se faire connaître des prospects,
  • Fidéliser ses clients,
  • Générer des ventes

evenement_virtuel_inbound

En participant à un salon virtuel, les visiteurs souhaitent :

  • Assister à des conférences animées par des experts,
  • S’informer sur des produits ou services nouveaux ou existants,
  • Acquérir ces biens ou services.

Vous devez aussi bien vous mettre à la place des exposants que des visiteurs lors de la préparation de votre salon virtuel, cela vous aidera à déterminer vos objectifs et à adresser les bons messages à la bonne cible.

Bien choisir vos intervenants

Au même titre que pour un salon en présentiel, bien choisir vos intervenants est primordial. Ils joueront un rôle important dans la réussite de l’animation de votre événement. Privilégiez des orateurs experts sur leur sujet et à l’aise à l’oral. Vos intervenants doivent maîtriser la plateforme sur laquelle ils s’exprimeront ainsi que les options disponibles comme le chat, les prises de rendez-vous ou encore les sondages😉

Planifier votre salon virtuel

Bien planifier votre salon virtuel est indispensable. L’expérience visiteur doit être simple et sans embûche sans quoi votre salon virtuel pourrait tourner à la catastrophe… La qualité des vidéos en live doit être au rendez-vous auquel cas, vous risquez de perdre une grande partie de votre audience.

⚠ Pour éviter cela, vous devez vous assurer que vos équipes maîtrisent l’outil choisi et qu’elles ont le matériel nécessaire à son bon fonctionnement.

Le format virtuel a l’avantage d’être beaucoup moins cher que le présentiel et sa logistique bien plus légère. Néanmoins, il demande une parfaite maîtrise de la technique et du contenu de grande qualité.

N’hésitez pas à mettre en place un planning millimétré pour le jour J dans lequel vous répertoriez tout ce qui va se passer et qui doit faire quoi.

Établissez aussi un plan de communication détaillé sous forme de rétroplanning sur lequel vous mentionnez toutes vos actions.

Préparer des contenus

Organiser un salon virtuel passe par la création de contenus de qualité. Le visiteur doit en permanence avoir du contenu à consulter ou il pourrait passer son chemin. Cela peut être des vidéos, mais aussi des supports de communication tels que des brochures commerciales, des livres blancs… Chaque exposant présente des documents sur son stand et favorise l’interaction via le chat notamment.

Quelques conseils pour animer votre salon virtuel

Interagir avec les participants

En animant votre salon virtuel, vous donnerez envie à vos visiteurs de rester. N’hésitez pas à les solliciter tout au long de votre événement. Un événement virtuel ne pourra jamais remplacer le caractère humain et physique d’un événement en présentiel. Alors allez-y : organisez des sondages, ouvrez le débat lors des conférences en live, incitez vos partenaires à chatter avec les visiteurs… Tout est bon pour animer, interagir et nourrir le lien 😉

Utiliser sans modération les réseaux sociaux

Soyez présent sur les réseaux sociaux avant, pendant et après votre salon virtuel. Restez disponible pour votre communauté et partagez un maximum de contenus. N’hésitez pas à vous servir des posts ou stories mentionnant votre salon notamment le jour J ; cela lui donnera de la visibilité sans que vous ayez à créer du contenu.

Organiser un salon virtuel : quel outil choisir ?

Les outils classiques

Les logiciels de visioconférences comme YouTube Live, Google Meet, Zoom ou encore Join.me satisferont tous ceux qui veulent faire des réunions ou des conférences. Le chat intégré vous permettra de dialoguer avec votre auditoire. Vous pourrez offrir un programme de conférences virtuelles de qualité, mais ne pourrez en faire plusieurs en même temps.

Les plateformes hybrides

Les plateformes en ligne, comme MeltingSpot, vous offrent une véritable souplesse d’intervention et d’interaction :

✔ Créer de vrais stands virtuels

✔  Diffuser des vidéos et des conférences en live en simultané,

✔  Personnaliser l’interface de votre événement aux couleurs de votre entreprise,

✔  Proposer des tables rondes virtuels, des rencontres en mode networking,

✔  Faciliter l’interaction de vos participants grâce à un système de chat,

✔  Gérer les inscriptions et les modérer,

✔  Récupérer des statistiques détaillées sur votre manifestation,

... Et bien d'autres qu'on vous laisse découvrir 👇



Partager cet article : Lien copié au presse-papier !