Mesurer la réussite de votre événement virtuel : tout ce que vous devez savoir !

Vous venez de réaliser votre premier événement virtuel ? Encore un peu de travail avant de crier victoire 😊

Comme toute action marketing ou commerciale, vous devez mesurer la performance grâce à des KPI, Key Performance Indicator. Ils vous permettront de déterminer si vous avez atteint vos objectifs. Découvrez les différents indicateurs à analyser lorsque vous organisez un événement en ligne 👇

🎯 Première étape : fixer les bons objectifs

En réalité, tout commence avant l’événement. Se fixer des objectifs clairs est la première étape indispensable quand on organise un événement virtuel. C’est la base pour savoir où aller, et surtout comment y aller !

Commencez par faire le point : pourquoi souhaitez-vous organiser cet événement ? Quel est votre objectif stratégique (acquisition de leads, fidélisation des clients, etc.) ? Et comment l’atteindre avec les moyens dont vous disposez ?

Pour fixer vos objectifs, nous vous conseillons la méthode « S.M.A.R.T ». Elle repose sur 5 grands principes fondamentaux :

• Spécifique : vos objectifs sont précis, clairs, et parfaitement compréhensibles. Tout le monde doit pouvoir se l’approprier.
• Mesurable : mettez en place des données chiffrées et quantifiez vos objectifs.
• Atteignable : soyez ambitieux, mais raisonnable ! Votre objectif doit être un challenge pour vos équipes, mais il ne doit pas leur faire peur !
• Réaliste : pour ne pas être découragé ou défaitiste d’entrée de jeu, fixez-vous un objectif accessible.
• Temporellement défini : pensez à définir une date butoir pour atteindre votre objectif. Vous pouvez aussi le découper en plusieurs étapes et préparer un plan d’action.

Votre campagne d’inscription : quelles données à analyser ?

📧 Les données des mails

Cet indicateur permet de comprendre immédiatement l’intérêt suscité par votre événement virtuel.

Commencez par lister les données suivantes :

• Le nombre de mails d’invitation envoyés
• Le nombre de mails ouverts
• Le nombre de clics sur lien d’inscription
• Les visites sur votre page d’inscription
• Le nombre d’inscrit à l’événement
• Le nombre final de participants (sachez que seulement 40 % à 50 % des personnes inscrites à l’événement seront réellement présentes le jour J !).

Grâce à ces indicateurs chiffrés, vous pourrez faire un point plus précis sur ces différentes informations :

• Quel est le ratio entre le nombre d’invitations envoyées par mail et le nombre de mails ouverts ?
• Quelle est la proportion entre le nombre de clics sur la page d’inscription et les inscriptions réelles ?
• Combien y a-t-il de participants par rapport aux nombres d’inscrits ?

Pour avoir un taux intéressant de participants le jour de l’événement, soyez très attentifs à votre stratégie marketing. D’ici le jour J, faites des relances régulières par newsletter et réseaux sociaux ! Vous pouvez également mettre un système de compte à rebours pour booster la participation ou offrir un petit cadeau aux premiers inscrits.

📲 Les campagnes sur les réseaux sociaux

Les médias sociaux sont un excellent levier de promotion pour votre événement. Ne vous en privez surtout pas ! Ils vous permettent notamment :

• De faire connaître votre événement à plus grande échelle
• D’identifier et de mesurer l’engagement des participants
• De relayer les grands moments de la rencontre, de partager les expériences et témoignages des inscrits
• De récolter des feedbacks pour améliorer la gestion de vos événements

Pour mettre en place une campagne de communication efficace sur les réseaux sociaux, vous devez définir : votre cible, ses habitudes et ses attentes.

• Quels sont les contenus diffusés à propos de la rencontre et appréciés par les invités ?
• Quels sont les hashtags les plus suivis ?
• Est-ce que l’événement est relayé, ou au contraire, critiqué ?

Listez les stratégies qui fonctionnent et celles qui suscitent moins d’engagement de la part de votre communauté. Prenez en compte les premiers retours et ajustez votre communication. Notez également que vous devez communiquer en amont, pendant l’événement en relayant les temps forts, puis après la rencontre.

🙋‍♀️ Les relations presse

La presse professionnelle est un allié de taille pour booster la visibilité de votre événement virtuel. Le problème ? Les journalistes et influenceurs sont souvent débordés et très convoités ! Pour bénéficier d’articles pertinents dans la presse, votre stratégie auprès des media doit être bien maîtrisée.

Pensez à contacter les journalistes et influenceurs de votre thématique au moins 15 jours avant l’événement. Pour cela, vous pouvez rédiger un communiqué de presse et/ou proposer une interview. Envoyez-leur un maximum d’éléments pour leur faciliter le travail : logo, sujet de la rencontre, programme détaillé, intervenants, sans oublier de mentionner la date et l’heure !

En fonction de votre budget, vous pouvez déléguer cette mission et faire appel à un attaché de presse. L’avantage, c’est que ce professionnel de la presse aura les bons contacts. Cette stratégie peut vous faire gagner du temps et de l’énergie !

📈 Le taux d’engagement sur votre événement

Participer à un événement en ligne n’a rien à voir avec suivre une masterclass ou un webinaire. Vos participants ne sont pas au cinéma… Entendez par là qu’ils ne se sont pas inscrits pour être passifs derrière et attendre sagement la fin du film !

Tout au long de la rencontre, vous devez donc mettre en place des animations pour les faire participer. À la fin de l’événement, vous pourrez ainsi mesurer le taux d’engagement de vos participants. Voici quelques éléments à analyser :

• Le nombre de connexions, ainsi que les mouvements associés (entrées et sorties)
• Le nombre de sessions suivies
• La quantité de messages postés
• Le type de service utilisé par les invités et la fréquence (chat, partage d’écran, téléchargement, agenda, etc.)

Pour booster votre taux d’engagement durant l’événement, vous devez créer du lien entre les invités et les orateurs :

• Incitez les participants à échanger : ateliers, groupes de discussion, networking, variez les formats !
• Soyez très actif dans le chat, et répondez à toutes les questions (un membre de votre équipe devrait idéalement être dédié à cette tâche)
• Variez les supports visuels pour conserver un maximum d’attention
• Proposez des quiz et posez des questions !

Le nombre de messages qui ont été échangés entre les invités est un indicateur majeur : soyez très attentif à ce résultat. Il vous permettra de mesurer rapidement l’engagement de votre communauté.

🧐 Les indicateurs de satisfaction post événement

Un participant satisfait est sans doute votre meilleur atout marketing : il va vous recommander et parler de votre événement autour de lui. C’est LE Graal, l’indicateur ultime du succès de votre événement !

Le NPS (Net Promoter Score) vous servira à identifier les personnes qui sont en mesure de vous recommander. À la fin de votre rencontre en ligne, posez la question à vos participants : « Sur une échelle de 1 à 10, pensez-vous recommander l’événement virtuel auprès de votre entourage ? ».

Vous n’avez plus qu’à analyser les résultats :

• De 9 à 10 : votre invité est tout simplement très satisfait de l’événement. Il va très probablement en parler autour de lui !
• Entre 7 et 8 : il est plutôt satisfait, mais vous avez des choses à améliorer pour le convaincre totalement.  
• En dessous de 6 : le participant est peu, ou pas du tout satisfait de l’événement auquel il a participé. Il est impératif d’aller plus loin dans la réflexion et de comprendre les éléments qui ont motivé sa mauvaise note.

🚀 Vous avez désormais tous les indicateurs nécessaires pour dresser le bilan de votre événement. Quelques jours après la rencontre, C’est donc le moment de faire le point sur les aspects positifs et sur ce qui est à améliorer !

Envie de vous lancer ?