Les meilleurs conseils de nos clients pour réaliser des événements virtuels_background

L’organisation, la planification et l’analyse d’un événement en ligne est un vrai défi pour les entreprises.

Alors, que devez-vous faire avant, pendant et après votre rencontre virtuelle ? Pour vous aider à y avoir plus clair, nous avons regroupé les meilleures astuces de nos clients. C’est 100% testé et approuvé 💯

Avant l’événement virtuel : communiquez et préparez la session !

Paramétrez votre événement

✔ Vous y êtes : c’est le moment de paramétrer votre événement en ligne ! Pour faciliter les inscriptions, voici quelques conseils :

  • Renseignez toutes les informations utiles dans la page de présentation et d’inscription : date, horaire, programme, intervenants, valeur ajoutée, etc.
  • Restez simple dans le process d’inscription : n’imposez pas le téléchargement d’une application ! L’accès à l’événement en ligne doit être rapide et intuitif pour tous vos participants. Soyez pédagogique 😊

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Communiquez en amont


Il n’y a pas d’événement sans participants. Alors, pour faire exploser les inscriptions, multipliez les canaux de communication :

  • Mobilisez les intervenants et vos équipes pour qu’ils relaient l’événement autour d’eux ;
  • Partagez du contenu sur les réseaux sociaux et sur votre site web plusieurs jours avant la rencontre (c’est l’effet « teaser »)
  • Testez la publicité (Google Ads, Facebook Ads, etc.)
  • Envoyez une newsletter ciblée 🎯
  • Utilisez la presse pour booster votre visibilité (communiqué de presse, interview, etc.).

Briefez les intervenants et les équipes

Pour tirer profit de votre événement virtuel, briefez vos équipes et tous les intervenants avant le jour J. Nous vous l’expliquions dans notre guide des points clés à retenir, faites des tests ! Ne laissez rien au hasard durant toute la phase de préparation :

  • Vérifiez la qualité de l‘image, du son et de la vidéo
  • Checkez le matériel à plusieurs reprises (micro, haut-parleurs, caméras, logiciels)
  • Contrôlez toutes les fonctionnalités de la plateforme en ligne
  • N’oubliez pas de vérifier votre connexion Internet et votre réseau : les participants viennent pour votre contenu, mais ils peuvent très vite se déconnecter si la connexion est médiocre !
  • Prévenez vos équipes si elles doivent récupérer un pass avant le lancement de l’événement.

Et pour les participants ? Transmettez-leur toutes les informations utiles à la connexion en leur envoyant un mail récapitulatif. Cinq minutes avant le début de la rencontre, envoyez-leur à nouveau un mail avec leurs accès.

Identifiez vos indicateurs KPI

Pour mesurer la réussite de votre événement en ligne, vous devez d’abord identifier vos KPI (indicateurs de performance). Sachez ensuite qu’entre 40 et 50 % des personnes inscrites à l’événement seront réellement présentes le jour J !

C’est donc tout à fait pertinent de comprendre le comportement des invités, en déterminant en amont :

  • Le nombre d’invitations adressées par mail
  • Le volume de mails ouverts
  • Le taux de clic sur le lien de l’invitation
  • La durée moyenne des sessions
  • Le nombre réel de participants le jour de l’événement.

D’autres indicateurs sont également intéressants à mesurer : le nombre de messages envoyés dans le tchat, la teneur des discussions, l’utilisation (ou non) des fonctionnalités proposées par la plateforme, etc.

Pendant l’événement virtuel : encouragez l’interaction !

Présentez les intervenants

Pour humaniser la relation lors d’un événement virtuel, présentez rapidement les intervenants : qui sont-ils ? À quel moment vont-ils intervenir ? Comment les contacter ?

🎉 Cela permet d’installer un climat convivial et de créer du lien avec la communauté !

Encouragez les moments de networking

Autre astuce pour votre événement virtuel : encouragez le partage et le réseautage entre les participants !

N’hésitez pas à favoriser les instants de networking, indispensables pour créer du business et motiver vos participants à rester en ligne. Les ateliers en petits groupes ou le tchat privé en mode « one to one » sont généralement appréciés.

Encouragez l’interaction entre les participants

Les écrans peuvent vite freiner les relations humaines et endormir les participants 😴 Pour dynamiser votre event, placez vos invités au cœur de l’événement !

En tant qu’organisateur, votre rôle consiste donc à ne laisser personne de côté : incitez vos participants à communiquer entre eux et à s’intéresser aux profils des autres. Demandez-leur également de relayer les temps forts sur leurs propres réseaux.

Relayez les instants forts

Une information fait la différence ? Une discussion de groupe ou un contenu suscite l’intérêt ? Partagez-la ! Plus vous relayez les moments forts et les communications entre vos participants, plus vous captivez votre audience.

Faites des micro-pauses


Lors d’un événement virtuel, le niveau d’attention est généralement inférieur que lors d’une rencontre physique. Et c’est tout à fait normal ! L’enjeu est donc de tenir en haleine vos participants pendant toute la durée de la rencontre. N’hésitez pas à faire régulièrement des pauses pour rythmer la session !

Les pauses permettent également aux invités de naviguer sur l’interface et d’explorer toutes les fonctionnalités.

Soyez toujours disponibles

Installez un climat de confiance en privilégiant la proximité avec tous vos participants. Quelqu’un a besoin d’une précision ? Ou rencontre une difficulté ? Plus vous êtes présent pendant la rencontre en ligne, plus les invités seront satisfaits.

Le problème 💁‍♀️ ? Vous ne pouvez pas être partout à la fois ! La meilleure option consiste donc à désigner une personne de votre équipe pour répondre aux participants.

Après l’événement virtuel : analysez et poursuivez la conversation !

Analysez les données de l’événement

👉 Grâce aux indicateurs (KPI) fixés avant le lancement de votre événement virtuel, vous pourrez debriefer sur la pertinence de votre stratégie marketing.

L’enjeu ? Analyser le taux d’engagement et comprendre l’intérêt qu’a suscité cette rencontre. Vous pourrez donc adapter votre communication, si besoin, pour un futur événement !

Partagez les replays et communiquez

Votre événement virtuel est terminé ? Voici quelques astuces pour continuer de communiquer autour de cette rencontre :

  • Remerciez tous les participants publiquement, sans oublier les intervenants et les équipes.
  • Partagez le live en replay pour ceux qui n’ont pas pu participer mais qui étaient inscrits.
  • Diffusez les témoignages et les temps forts de vos participants (images, vidéos).
  • Continuez les échanges avec les participants après l’événement, notamment via les réseaux sociaux.


🚀 Pensez également à envoyer une enquête de satisfaction à tous vos participants : qu’ont-ils apprécié ? Que pourriez-vous améliorer ? Ces données vous permettront d’optimiser l’expérience utilisateur !



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