Communiquer sur votre événement virtuel : nos meilleurs conseils !_background

Vous avez prévu d’organiser un événement virtuel avec vos clients ou prospects ?

Afin d’attirer de nombreux participants, et garantir le succès de votre événement online, la promotion de votre rendez-vous virtuel est l’une des étapes clés. Dans cet article, nous vous livrons tous nos conseils pour communiquer avant, pendant et après votre rencontre en ligne 👇!

Communiquer avant l’événement virtuel

📈 Réfléchissez à une stratégie pour générer les inscriptions

Pour que votre événement virtuel rayonne, il faut des participants ! Si vous voulez que les inscriptions explosent, votre première mission consiste à bien identifier votre cible :

  • Qui est votre client idéal ? (démographie, sexe, âge, intérêts professionnels, etc.)
  • Qu’est-ce qui motive votre client à s’inscrire ? (prospection, formation, networking, découverte de nouveaux services, etc.)
  • Quel est le message que vous souhaitez faire passer ?
  • Quel est votre objectif commercial ?

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Une fois que vous avez défini votre cible et votre thématique, réfléchissez aux canaux de communication dont vous disposez pour toucher les participants. Pour booster la visibilité de votre événement sur le web, vous pouvez :

  • Créer une landing page dédiée pour l’événement (page contenant toutes les informations de la rencontre et un lien pour s’inscrire)
  • Rédiger des articles de blog en lien avec la thématique
  • Partager l’événement sur vos réseaux sociaux
  • Faire de la publicité (Google Ads et/ou réseaux sociaux)
  • Diffuser les informations dans votre newsletter
  • Compter sur le bouche-à-oreille et votre réseau professionnel
  • Contacter la presse (communiqués de presse, interviews, etc.)

🙋‍♀️ Mobilisez vos équipes

Vos commerciaux seront un excellent relais auprès de vos clients. Votre service communication assurera toute la stratégie et la promotion de l’événement. Community manager, chargé de communication, attaché de presse, ou encore webdesigner sont des ressources très utiles ! Les intervenants peuvent également relayer l’information auprès de leur réseau pour maximiser la visibilité.

👀 Transformez votre communauté en ambassadeurs

Votre communauté est précieuse, alors bichonnez-la. Outre vos commerciaux, tous vos collaborateurs constituent un excellent levier de communication ! Les gens discutent entre eux, : incitez vos équipes à parler du projet autour d'elles et sur leurs propres réseaux sociaux (pensez notamment à LinkedIn).

Pensez également à solliciter vos partenaires et vos sponsors, et à bien les briefer, pour qu’ils puissent aussi assurer la promotion de l’événement virtuel. Autre idée : repérez sur le web les influenceurs de votre thématique. Ce sont les internautes et les blogueurs très actifs, et qui ont des communautés engagées. Contactez-les pour les inviter à votre événement online et proposez-leur d’en parler à leur communauté. Ce genre d’initiative offre généralement d’excellents résultats !

📋 Envoyez les informations pratiques aux participants

Les participants s’inscrivent et le jour J approche ? Quelques jours avant l'événement, puis le jour même, envoyez toutes les informations pratiques à vos participants. Date, horaires, rappel du programme, lien pour s’inscrire, documentation sur votre entreprise si besoin, explications sur l’utilisation de la plateforme, n’oubliez rien ! Vous relancez l’attention et surtout, vous leur facilitez la vie.

Soyez serein, en passant par notre plateforme pour la gestion de votre événement virtuel, tout est automatisé.

🎉 Teasez l’événement

Le teasing est une technique de promotion puissante. Elle consiste en la création de contenus ou l’envoi de messages tout au long de la campagne de promotion, du moment de l’inscription jusqu’au jour J. Chaque message doit donner envie de connaître la suite, et permet de garder vos participants en haleine.

N’hésite pas à vous inspirer des campagnes de communication des grandes marques, tout en adaptant le concept à votre événement. Par exemple, vous pouvez :

  • Faire des petites vidéos sur les réseaux sociaux pour parler de l’événement (sans dévoiler tout le programme !)
  • Créer un effet suspens en parlant “d’une surprise à venir” (ça peut être une remise sur vos offres ou produits, mais vous devez absolument tenir la promesse le jour J)
  • Proposer des visuels attractifs qui viennent capter l’attention de votre audience
  • Proposer des jeux, des devinettes, ou encore des quiz
  • Mettre un compte à rebours sur votre site.


📧 Envoyer des communiqués de presse

La presse professionnelle est un excellent levier supplémentaire pour assurer la promotion de votre événement. Après avoir identifié les médias en ligne qui pourraient être intéressés, voici les actions que vous pouvez mettre en place :

  • Rédiger un communiqué de presse : données sur votre entreprise, programme de l’événement, kit média avec votre logo, liste des intervenants, donnez-leur un maximum d’informations.
  • Diffuser votre communiqué aux journalistes
  • Relayer les communiqués sur des sites de diffusion gratuits

Plutôt qu’un communiqué, vous pouvez aussi contacter le magazine pour leur proposer de réaliser une interview. C’est un format qui plaît beaucoup aux internautes et qui offre une bonne visibilité.

Communiquer pendant l’événement virtuel

📲 Partager la rencontre en direct

Pendant l’événement en live, désignez un membre de votre équipe pour répondre à tous les messages qui apparaissent dans le chat. La plupart du temps, il s’agira de votre community manager et/ou du service commercial. C’est la meilleure solution pour maintenir le lien avec les participants et les garder en ligne.

Un autre collaborateur peut s’occuper de relayer le déroulement de l’événement, directement sur vos réseaux sociaux. Utilisez les stories pour plus de proximité avec votre communauté. Vous pouvez également diffuser les phrases ou idées clés d’un débat pour créer plus d’engagement. Montrer ce qui se passe en temps réel est une excellente manière de booster votre visibilité. Partagez les moments forts, créez de l'émotion autour de votre événement !

🎥 Favoriser le relai de l’événement

Votre événement virtuel est aussi celui de vos participants. Là encore, ils ont un rôle important à jouer. Finalement, quel est le meilleur prescripteur qu’un client satisfait et enthousiaste ?

Les participants, tout comme les conférenciers, peuvent également relayer l’événement en temps réel auprès de leur communauté. Créez un hashtag unique pour l’occasion et demandez-leur de le reprendre dans toutes leurs publications. Proposez-leur également de taguer votre marque sur les réseaux sociaux, et de partager des anecdotes, par exemple ! Ils deviennent ainsi acteurs et ambassadeurs de l’événement virtuel.

Communiquer après l’événement

🎊 Partager l’expérience à votre communauté

Votre événement online est terminé, mais sa promotion ne s’arrête pas là. Vous devez également communiquer après cette rencontre online. Voici quelques exemples d’actions très simples à mener :

  • Diffuser le live en replay en échange d’une adresse mail pour les non-participants
  • Partager les anecdotes et les témoignages de vos participants
  • Créer un album « temps forts » avec des images et des vidéos
  • Poursuivre les échanges après l’événement  
  • Envoyer une enquête de satisfaction.

Et surtout, pensez à remercier toutes les personnes qui ont participé à votre événement : les intervenants, les conférenciers, les participants, sans oublier vos équipes !

📞 Contacter les personnes influentes

Certains influenceurs, blogueurs ou journalistes ont participé à votre rencontre virtuelle ? Sollicitez-les pour vous assurer que ces personnes partagent du contenu à leur communauté ! Vous obtiendrez ainsi une excellente publicité, basée sur l’expérience utilisateur. N’oubliez pas de reposter les publications sur vos propres réseaux.

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