10 préjugés sur les événements virtuels_background

Vous avez des préjugés sur les événements virtuels. Vous vous dites que c’est trop cher, trop long, trop difficile à organiser, que personne n’y participera… Et si vous vous trompiez ? Voici 10 réponses à vos 10 idées reçues ☺️

Préjugé n°1 : c’est cher

D’une manière générale, organiser un événement à un coût et plus le projet est ambitieux, plus il coûtera cher. Et de ce point de vue là, les événements virtuels ne dérogent pas à la règle. Toutefois, nous avons fait le comparatif ! Et là pas de doute, l’événement virtuel est beaucoup plus économique. Là où un organisateur d’événement physique devra prévoir au moins 100 000 euros de budget, l’événement virtuel ne vous coûtera que 10 000 euros. Il en va de même côté exposant. Le prix peut passer de 10 000 euros ou plus en physique à 3 ou 4000 euros en virtuel.

👉 Pour en savoir plus, découvrez notre comparatif entre le coût d'un événement virtuel et celui d'un événement physique

Préjugé n° 2 : c’est de la 3D

Attention ! Evénement virtuel et événement 3D sont deux choses différentes. Certains salons ou expositions peuvent effectivement utiliser la réalité augmentée ou la 3D afin d’immerger leurs visiteurs dans un lieu. Mais un événement virtuel n’est pas un événement 3D. Lors d’un événement virtuel, vos invités se connectent simplement à une plate-forme sur laquelle ils pourront assister à des conférences en ligne, poser des questions via un chat, discuter avec des professionnels dans des salons privés, regarder des démos, aller sur des pages de présentation des entreprises et télécharger des documents ou regarder des vidéos. Donc rien à voir avec la 3D.

Préjugé n° 3 : c'est dur à organiser

Oui, un événement virtuel demande du travail et de l’organisation. Mais en moyenne un événement digital peut se monter en quelques semaines là où un événement physique peut mettre des  mois 😄. C’est vrai que vous allez sans doute découvrir un nouvel univers. Mais rassurez-vous, vous ne serez pas seul ! Bien choisir sa plateforme c’est également bien choisir l’équipe qui se cache derrière. Une équipe à l’écoute, pédagogue et disponible 🙋🙋‍♂️ Et qui saura vous accompagner dans cette nouvelle aventure. Un peu comme nous !

Préjugé n°4 : un événement virtuel c’est comme un webinar

Un événement virtuel et un webinar sont deux offres bien distinctes. Un webinar est une conférence en ligne organisée par l’entreprise pour aborder une thématique précise. Un événement virtuel est beaucoup plus large et offre toute sorte de format : salons virtuels, team building, afterworks clients, processus d’onboarding, assemblées générales, journées clients, workshop, etc…Ainsi la start-up Steeple a d’abord commencé par un cycle de conférences en ligne d’une journée. Puis ils ont décidé de développer ce projet pour y associer plus de monde. « C’est ainsi qu’est venue l’idée de créer un salon virtuel qui nous permettrait de mixer conférences et rencontres avec d’autres acteurs de la communication interne. » En effet, sur une plateforme d’événement virtuel, les participants ont le choix entre plusieurs conférences et peuvent naviguer entre les différentes salles, aller d’un stand à un autre pour faire du networking, assister à des vidéos live, échanger avec d’autres participants. On est bien loin du webinar !

Préjugé n°5 : c'est juste de la visioconférence

Et bien, non, toujours pas ! Organiser une visioconférence suffira pour des réunions d’entreprises, une présentation ou encore un webinar. Elle permet d’échanger avec les commerciaux, d’organiser un meeting et de partager les informations avec les équipes. Mais si vous souhaitez organiser un événement plus ambitieux, réunir beaucoup plus de monde, il faudra une vraie plateforme d’événement. Ces plateformes ont des fonctions beaucoup plus poussées qui vous permettent :

✅ de mettre en place des procédures d’automation pour communiquer sur l’événement
✅ de gérer les inscriptions avec l’envoi de séquences de mails
✅ d’enregistrer les replays
✅ de créer un agenda
✅ d’utiliser des outils d’analyse de l’expérience utilisateur
✅ de collecter les données sur le parcours et l’engagement des utilisateurs

Préjugé n° 6 : les gens ne se connecteront pas le jour J, ils ont autre chose à faire

Les événements virtuels se préparent plusieurs semaines à l’avance. Faire venir les professionnels de votre secteur à vos événements demandent donc un travail de préparation, des intervenants attractifs et une bonne communication. Pour vos invités un événement virtuel représente une opportunité de rencontrer d’autres professionnels, de faire du networking, d’écouter des spécialistes et d’apprendre dans son domaine d’expertise. L’événement virtuel attire donc toujours du monde ! Surtout en ce moment. Ainsi Julien Le Tutour, responsable événementiel de Steeple avait pour objectif d’avoir 500 inscrits et c’est exactement le nombre qu’il a eu ! 250 personnes se sont finalement connectées. Mais surtout leur objectif était atteint : intéresser les responsables communication ou ressources humaines. Un gros pourcentage des inscrits correspondait bien à cette cible.

Préjugé n° 7 : les gens ont besoin de contact

Oui, c’est vrai ! Nous avons besoin de contact. C’est bien pour cela qu’ils vont aimer votre événement virtuel. Pour beaucoup, l’événement virtuel est encore une découverte. Eux aussi ont des appréhensions. Mais grâce à sa simplicité d’usage et aux fonctionnalités d’interaction entre les participants, il est possible de créer des sensations proches d’un événement réel. «Ma principale surprise a été dans l'émotion ressentie au lancement de l'évènement. J'ai retrouvé des sensations similaires à celles du présentiel », assure Julien Le Clère, président d’Univers VO, club de networking dans l’univers automobile.

Préjugé n ° 8 : Il n'y a pas d'engagement sur les événements virtuels

Les événements sont en réalité des formats très efficaces pour créer de l’interaction. Sondages, chats, jeux, concours et sessions de questions / réponses modérées, tout un panel d’outils efficaces et de techniques existe pour pousser l’audience à poser des questions, intervenir, discuter entre participants. « S’il s’agit d’une session en direct, faites participer le public dès le début en lui posant une question, comme par exemple : d’où regardez-vous ? Répondez à ce que les participants partagent, afin qu’ils sachent que vous les écoutez, et continuez cette tactique tout au long de la session pour maintenir le contact et l’engagement », conseille par exemple Shawn Chang, project manager chez MCI Group.

Préjugé n° 9 : ça va s'arrêter quand l'événementiel va reprendre

D’après une étude IFOP pour Weezevent, 93 % des Français sont dans l’expectative de pouvoir participer à nouveau à des évènements. Mais le digital a également montré bien des atouts en termes de coût, de bilan carbone et d’intérêt marketing (il permet de toucher une cible bien plus large). C’est pourquoi, les événements digitaux ne disparaîtront pas. Le futur semble plutôt s’inscrire dans un mélange de digital et de présentiel permettant ainsi de bénéficier des avantages de l’un et de l’autre.

Préjugé n° 10 : les gens ne vont à un événement que pour le champagne et les petits fours

C’est vrai que le temps des petits fours et du champagne avait du bon ! Mais ce qui pousse les professionnels à prendre quelques heures de leur temps pour assister à des événements virtuels n’est clairement pas la qualité du buffet. Pour convaincre votre cible de s’inscrire, il faudra plutôt un bon speaker, des sujets de conférence qui répondent à ses problèmes, la promesse d’apprendre sur son secteur d’activité ou de développer son réseau. Si vos événements apportent de telles réponses, alors, soyez-en sûr, le public sera présent !

🚀 Alors convaincu. Vous avez envie de vous lancer ?



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