Un événement virtuel réussi : c’est quoi ?_background

Pour beaucoup d’entreprises qui se sont lancées dans l’organisation d’événements virtuels, tout était à découvrir. Défi technique et défi humain, elles ont vite compris qu’un événement en ligne ne s’organisait pas comme un événement physique.

"C'est un nouveau métier, les repères ne sont pas les mêmes. Sans essayer et passer à l'action, il est impossible d'en saisir toutes les subtilités", explique Julien Le Clère, président d’Univers VO qui a organisé pour la première fois ses rencontres partenaires sous forme digitale.

Un événement virtuel réussi est un événement techniquement irréprochable

Techniquement l’événement virtuel doit être fluide et simple d’utilisation au risque de perdre vos participants si ce n’est pas le cas. Comme tout le monde n’est pas à l’aise avec la technique. Il faut pouvoir accéder et s’orienter de manière intuitive. Et dans l’idéal arriver à faire oublier le côté technique 😉

  • L’inscription doit également se faire facilement. Réduisez au maximum les étapes : nom, prénom, adresse email.
  • Facilitez la connexion. N’oubliez pas que vos participants peuvent se déconnecter et se reconnecter plusieurs fois. Alors prudence ! Ils risquent de ne pas revenir si la connexion est compliquée. Accompagnez-les ! Vous pouvez, par exemple, leur envoyer une petite note en leur expliquant les règles d’utilisation du chat, du partage d’écran ou des autres fonctionnalités.
  • Pour faciliter l’utilisation de la plateforme aux partenaires et au public, vous gagnerez du temps en réalisant des tutoriels ou des FAQ. "Il faut faire beaucoup de pédagogie", raconte Mariane Barré de Quantalys qui a organisé ses premières rencontres professionnelles virtuelles en décembre. Lors des sharing days de l’IFCAM (Université du Crédit Agricole), les organisateurs n’ont pas hésité par exemple à former tous les speakers, les animateurs et les facilitateurs à la plateforme dédiée pour l’occasion. Vous pouvez même proposer un temps de répétition et de prise en main, voire un accompagnement personnalisé, et une communauté WhatsApp pour favoriser l’entraide.
  • Anticipez les problèmes auxquels vos participants peuvent être confrontés en proposant un sas d’accueil avant un live dans lequel ils pourront vérifier que tout fonctionne.
  • Partagez-leur également le programme de l’événement bien en amont.
  • N'oubliez pas vos équipes ! Si c'est leur premier événement virtuel, eux aussi ont besoin d'être onboardés sur le déroulement de l'événement et sur la logistique qui l’accompagne. Les intervenants, et plus globalement tous les « speakers », doivent être briefés pour maîtriser l’ensemble des paramètres de l’outil. Bref, la plateforme ne doit avoir de secret pour personne !

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Le bug technique : le stress de l’organisateur

"J’avais très peur d’un shut down du serveur qui empêche les gens de se connecter", nous a confié Marianne Barré. Et elle n'est pas la seule. Pour vous assurer un déroulement sans accrocs, voici quelques règles à suivre :

  • Testez et retestez vos outils pendant la phase de préparation :

✔ Charge et la bande passante (la plateforme doit être en mesure d’accueillir les participants)
✔ Les fonctionnalités du chat, du partage d’écran et de toute autre fonctionnalité
✔ Le fonctionnement du micro
✔ La luminosité et la position de votre caméra (ni de haut, ni de bas mais juste en face des yeux)
✔ La fluidité de votre PowerPoint et de tout autre contenu numérique
✔ Listez et checkez tous les outils dont vous avez besoin pour ne rien oublier le jour J

La communication : un facteur clé de la réussite d’un événement virtuel.

Afin de maximiser le nombre de participants et les interactions lors de votre événement, vous devez élaborer une stratégie de contenu efficace à booster sur les réseaux sociaux et sur vos canaux : newsletter, contenu marketing, blog etc

  • Placez les réseaux sociaux au cœur de votre stratégie marketing et faites de vos participants des ambassadeurs de l’événement en les incitant à relayer l’information autour d’eux via leurs réseaux.
  • Dès l’inscription, offrez leur la possibilité de partager l’événement.
  • Maximisez les fonctionnalités de vos réseaux sociaux, comme par exemple le compte à rebours d’Instagram ou la création d’événements sur Facebook.
  • Suscitez la curiosité en teasant votre événement avec de brèves interviews des intervenants, des extraits d’interventions de précédents événements ou le planning des débats et tables rondes.
  • Contactez les journalistes et influenceurs de votre thématique au moins 15 jours avant l’événement. Pour cela, vous pouvez rédiger un communiqué de presse et/ou proposer une interview. Envoyez-leur un maximum d’éléments pour leur faciliter le travail : logo, sujet de la rencontre, programme détaillé, intervenants, sans oublier de mentionner la date et l’heure !
  • Réalisez une campagne de publicité payante pour élargir votre cible. Impliquez vos équipes en les incitant à partager l’événement. Pour leur faciliter la tâche, préparez des images, vidéos, URL de suivi de l’événement et les messages à diffuser sur leurs réseaux sociaux 🎯🎯🎯

Un événement virtuel réussi est un événement sur lequel se créent de multiples interactions

💡💡 Un événement virtuel ne se conçoit pas comme un événement physique transposé en digital. "Il ne faut pas amener avec nous les codes de l'organisation des rendez-vous présentiels", détaille Julien Le Clère. En effet, derrière un écran, les participants peuvent vite devenir passifs et se contenter d’écouter voire dans le pire des scénarios totalement décrocher. Pour éviter cela, il est primordial de :

  • Proposer des contenus de qualité
    Sur un événement virtuel, le contenu est roi. Pour attirer votre cible sur votre événement, misez sur des intervenants et un programme de grande qualité.
  • Créer une expérience originale
    Les responsables marketing ou événementiel doivent laisser libre court à leur imagination afin d’ offrir aux participants une expérience unique et créer des émotions et des moments inoubliables.  
  • Favoriser l’interaction
    Un événement est réussi si l’intérêt du public est maintenu et que les participants peuvent se parler, poser leurs questions, interagir, rencontrer les bonnes personnes et faire des découvertes imprévues.

👉 Il existe de nombreuses manières de faciliter l’engagement et de pousser les participants à l’engagement :

✔ Prévoyez des moments de pause car le temps d'attention sur un écran long qu’en présentiel. Il s’agit à ce moment-là d’encourager à poser des questions, à voter, à commenter et à se rencontrer.
✔ Sondages en direct, chat et questions / réponses : les formats virtuels sont des moyens efficaces de faire tomber les barrières et de faciliter les conversations entre public et conférencier.
✔  Pour des sessions de networking ou de démo produit : ayez recours à des stands virtuels sur lesquels les exposants et participants peuvent se retrouver pour échanger.
✔ Pourquoi ne pas tenter des moyens ludiques et engageants ? Le jeu est un moyen original de créer de l’engagement. Questionnaires, concours ou encore compétitions avec de jolis prix à la clé sont autant d’idées originales à imaginer afin de créer des interactions au sein de votre événement. Mais attention, cette stratégie de "gamification" n’est réellement efficace que si elle est adaptée à votre événement.

Un événement virtuel réussi est un événement dans lequel les participants deviennent acteur du moment

⚠ Enfin, ne jugez pas le succès de votre événement en fonction du nombre de personnes qui y participent. Partager des connaissances avec un petit groupe dynamique et engagé apportera bien plus de satisfaction et de retour positif de vos contributeurs qu’une foule silencieuse devant son écran. "Nous avons remarqué une grande volonté d'interaction des participants. Il veulent d’ailleurs encore plus d'échanges entre eux", s’est réjouit Julien Le Clère lors du bilan de son événement. L’orateur invité à exposer son propos peut ne devenir qu’un prétexte à discussion faisant alors de votre public, les acteurs du débat.

📣📣Le véritable critère de réussite est celui des interactions, de leur qualité et de leur maintien dans le temps. 📣📣

Si vos participants restent sur l'événement après la fin pour continuer à échanger, si votre événement continue de faire parler longtemps après, si vos participants nouent des contacts durables... Voici de vrais indicateurs de réussites !

Pour arriver à de tels résultats, quelques point sont à suivre :

Favoriser la "sérendipité" : le rêve de l’organisateur

Bien plus que sur un programme, la réussite d’un événement repose essentiellement sur les découvertes, les rencontres, les échanges imprévus que vont susciter ces moments forts. Aux participants d’exploiter ensuite les opportunités qui peuvent en découler !
C’est ce qu’on appelle le fameux concept de sérendipité (l’aptitude à faire par hasard une découverte inattendue et à en saisir l’utilité) et c'est dont rêve tout bon organisateur d’événement !

Retrouver les mêmes émotions qu’en présentiel

Derrière l’apparente froideur d’un écran peut donc se jouer des émotions et des rencontres identiques à celles créées dans un événement classique. "Ma principale surprise a été dans l'émotion ressentie au lancement de l'évènement. J'ai retrouvé des sensations similaires à celles du présentiel", se rappelle Julien Le Clère.

Prêt à vous lancer dans l’aventure d’un événement digital ?




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