Transformer son événement physique en événement virtuel : conseils et bonnes pratiques_background

Tous vos événements se sont annulés les uns après les autres en 2020. Mais en 2021, vous voulez vous lancer dans les événements virtuels. Salon, journée partenaires, lancement de produit, conférence, rencontres, tout est possible !

Des entreprises qui se sont déjà lancées vous donnent conseils et bonnes pratiques.

Evénement virtuel ou présentiel : quelles différences ?

Un événement physique implique une salle, la présence d’intervenants et de participants sur place, une organisation et une logistique plus ou moins sophistiquées selon la taille, l’enjeu et l’imagination des responsables événementiels. Mais le but est surtout d’offrir aux participants un moment unique qui va générer des émotions dont ils se rappelleront et qu’ils associeront à votre marque. Tout cela n’est plus possible actuellement. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises se lancent dans l’organisation d'événements virtuels.

L’événement virtuel offre de multiples avantages. D’abord, tout se passe en ligne. Il est donc ultra safe ! Pas de problème de distanciation sociale, pas de masques… Il est également plus économique et plus écologique. Pas de déplacement, pas de stand à fabriquer, pas de nourriture à prévoir, pas de déchets. Enfin, il permet d’élargir son audience ! Sans contrainte géographique, tout le monde, où qu’il soit, peut y participer. Et dernier avantage, tous les événements y compris les plus grands peuvent devenir virtuels !


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Les salons professionnels virtuels

Le Laval virtual rassemble depuis plus de 20 ans des milliers de professionnels de la réalité virtuelle, augmentée, et mixte. Covid oblige, le salon devait tout d’abord être annulé pour finalement se transformer en salon virtuel. 11 200 personnes se sont inscrites ! Au programme stands, expositions, démonstration, rencontres et conférences….Tout cela a été conçu en un mois.

  • Choisir la plateforme est le premier enjeu d’un événement virtuel. "Durant dix jours, nous avons exploré et testé une trentaine de plateformes plus ou moins sophistiquées, plus ou moins matures, pour finalement retenir la solution 3D en temps réel, interactive et immersive, accessible sur tablette, ordinateur, smartphone", indique Laurent Chrétien, directeur général de Laval Virtual.
  • Pour maintenir la curiosité du public sur l’événement, il est important de créer de l’interaction : "Nous devons imaginer de multiples formes d’interaction, sans pour autant être constamment sur le dos des gens", explique Grégory Maubon, co-organisateur de l’événement. Pour cela les participants avaient accès à 150 conférences et tables rondes, pouvaient participer à des jeux ou à la remise des Laval Virtual Awards. Des lieux “sociaux” ont été créés avec une plage ou un terrain de football, sur lesquels les visiteurs pouvaient flâner et discuter librement. Chez MeltingSpot, nous proposons de nombreuses fonctionnalités pour favoriser les interactions : chat1to1, prise de rdv, possibilité de partager du contenu sur le fil d'actualité de l'événement, groupes de discussion...

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  • Il est nécessaire d’offrir aux exposants des espaces de rencontres avec leurs clients et prospects. Ainsi, les organisateurs avaient prévu des bureaux privés pour assister à des présentations produits ou à des travaux scientifiques. Des salles étaient également à la disposition des partenaires pour organiser leur propre événement ou groupes de travail durant l’événement.

La journée clients/partenaires 100% en ligne

Chaque année, Quantalys a l’habitude de réunir clients et partenaires autour de tables rondes et de conférences. La société a décidé de transformer son événement physique en événement en ligne. Il était essentiel de :

  • Choisir une solution en fonction des objectifs de l’entreprise. Dans le cas de Quantalys, l’objectif était double : donner de la visibilité à ses partenaires et obtenir des statistiques sur les visiteurs. "Nous aurions pu simplement faire des Youtube live et les intégrer sur notre site web. Cela aurait été une solution économique et facile à réaliser. Mais dans ce cas nos partenaires auraient eu peu de visibilité. C’est pourquoi, nous avons opté pour la solution externe MeltingSpot", explique Mariane Barré  responsable événementiel chez Quantalys.
  • Faire de la pédagogie. "J’aurais gagné du temps en réalisant des tutoriels ou des FAQ pour faciliter l’utilisation de la plateforme aux partenaires et au public", ajoute-t-elle.
  • Proposer aux partenaires des stands virtuels sur lesquels les clients puissent venir échanger ou assister aux démonstrations.
  • Tester et retester les outils pendant la phase de préparation.

Le lancement de produit à distance

Le lancement de produit virtuel est l’opportunité de :

  • Toucher une audience large. Vous pouvez inviter plus de monde. Ainsi la marque de produits de beauté Laneige lançait toujours ses produits à New York et Los Angeles. Un lancement virtuel lui a permis d’inviter des influenceurs de tous les Etats-Unis et créer des liens avec des fans qui vivent dans des villes où ils sont peu présents.
  • Créer de l’impact en misant sur l’originalité et l'interaction. Laneige avait prévu 3 arrières-plans virtuels derrière lesquels les participants pouvaient se prendre en photo avec Zoom.
  • Inviter des spécialistes.
  • Faire des démonstrations qui pourront rester en ligne bien après l’événement.

La conférence en ligne

Comme pour tout événement, organiser une conférence en ligne commence par le choix d’une plateforme de visioconférence.

  • Sélectionnez-la en fonction des fonctionnalités dont vous avez besoin (fenêtre de questions/réponses, partage d’écran, envoi de fichiers, tchat…), du nombre de participants et d’intervenants. N’oubliez pas de la tester et de former vos invités à son utilisation. Un bug technique est toujours possible !
  • Prévoyez des pré-incriptions qui vous permettront de connaître le nombre de participants et de récupérer des informations sur les participants.
  • Offrez-leur la possibilité de partager l’événement sur les réseaux sociaux,
  • Suscitez la curiosité en teasant votre événement avec de brèves interviews des intervenants, des extraits d’interventions de précédents événements.
  • Prévoyez des outils qui permettent l’interaction. Pour dynamiser une présentation, faites interagir le public : quizz, brainstorming, vote, chat… toutes les idées sont bonnes pour maximiser l’engagement.

Les rencontres de networking

Certains clubs de networking comme Univers VO ou le Club ont dû revoir complètement leur fonctionnement avec le Covid. Il n’ont pas hésité et sont passés à l’action très rapidement. "Notre priorité était de nous jeter dans le grand bain et engranger un maximum d'expérience. C'est un nouveau métier, les repères ne sont pas les mêmes. Sans essayer et passer à l'action, il est impossible d'en saisir toutes les subtilités", explique Julien Le Clère Président d’Univers VO. Pour cela, ils ont décidé de :

👉 Démarrer par une structure simple et sobre mais efficace

👉  Penser digital : "Il ne faut pas amener avec nous les codes de l'organisation des rendez-vous présentiels. Les évènements digitaux doivent concentrer leurs forces sur la simplicité d'usage et sur un maximum d'efficacité. Gardons en tête que les visiteurs aussi découvrent, ne les écœurons pas", conseille-t-il.

👉 Mettre l’interaction au centre du débat. Venir assister à une conférence en direct  sur Internet n’a de sens que si le public a la possibilité d’interagir. D’autant plus lorsqu’il s’agit de professionnels capables d’apporter de la valeur ajoutée au discours de l’intervenant !

Vous aussi vous avez envie de lancer votre événement virtuel ?



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