Transformer ses rencontres professionnelles en événement virtuel : L’exemple de Quantalys_background

L’année 2020 s’achève et tous vos événements ont dû être reportés. Pour beaucoup d’entreprises, l’organisation de salons virtuels a été une première qui a demandé adaptation et réactivité.

Quantalys, développeur de sites Internet pour professionnels de la finance, a vécu récemment cette expérience. Mariane Barré, responsable événementielle de l’entreprise, a accepté de revenir sur leur premier rendez-vous virtuel programmé début décembre.

« Quantalys organise chaque année au Palais Brongniart un événement d’une demie journée qui réunit les professionnels de la finance autour de tables rondes et d’ateliers appelé “Quantalys Inside”. Cette année, nous avions songé dès le mois d’août à un événement hybride. Lorsqu’en novembre, le gouvernement a annoncé le deuxième confinement, nous avons dû nous adapter dans l’urgence et changer nos projets. Nous avons décidé d’en faire une rencontre 100% virtuelle. Mais nous n’avions qu’un mois pour le préparer ! », raconte Mariane.

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Bien choisir sa plateforme pour son projet

Face à l’urgence, l’objectif prioritaire est de trouver la plateforme qui correspond le mieux à ses besoins. Ce premier point est essentiel dans la réussite d’un salon virtuel. Spontanément, vous pourriez avoir envie de recréer un événement virtuel à l’image du présentiel. Permettre aux visiteurs de se créer des personnages et de se promener dans des allées. Transposer est rassurant, mais mal adapté au contexte virtuel. Derrière un écran, on ne se rend pas d’un point à un autre en marchant mais en cliquant. « Nous avons dans un premier temps songé à une version 3D avec des personnages qui se baladent dans des allées comme dans un vrai salon mais je ne trouvais pas cela très innovant. Nous sommes une société digitale. Je voulais quelque chose de plus percutant », explique-t-elle« C’est pourquoi nous avons opté pour la plateforme MeltingSpot. J’ai bien aimé son côté épuré et simple d’utilisation », ajoute-t-elle.

Définir ses objectifs

Le choix d’une solution plutôt qu’une autre se définit aussi en fonction des objectifs de l’entreprise. Dans le cas de Quantalys, l’objectif était double : donner de la visibilité à ses partenaires et obtenir des statistiques sur les visiteurs.« Nous aurions pu simplement faire des Youtube live et les intégrer sur notre site web. Cela aurait été une solution économique et facile à réaliser. Mais dans ce cas nos partenaires auraient eu peu de visibilité. C’est pourquoi, nous avons opté pour une solution externe avec des stands virtuels sur lesquels participants et partenaires viennent échanger », renchérit Mariane Barré.

Réfléchir à toutes les étapes de la conception

Une fois les objectifs définis et la plateforme sélectionnée, le succès d’un tel événement est avant tout lié à une bonne coordination et communication entre le prestataire et l’entreprise. « C’est important de se poser avec le prestataire pour bien réfléchir à toutes les étapes de la conception du projet. Il faut que chacun prenne ses marques et apprenne à travailler ensemble », conseille Mariane Barré.

Anticiper la préparation

Il est également important de bien avoir en tête que préparer un événement virtuel demande du travail. Surtout lorsque l’on a encore peu ou pas d’expérience dans ce domaine et que tout est à découvrir. « Il a fallu par exemple repenser tous les espaces partenaires qui demandent une organisation différente qu’en présentiel. Il faut aussi faire beaucoup de pédagogie : expliquer ce que l’on fait et pourquoi aux participants, rassurer les orateurs en particulier sur la partie technique », analyse Mariane Barré.


Tirer les leçons d’un premier événement

« J’avais très peur d’un shut down du serveur qui empêche les gens de se connecter. Mais tout s’est bien passé. C’était très fluide. Les équipes de MeltingSpot ont parfaitement géré et il n’y a eu aucun bug technique », se rappelle Mariane Barré. Bien sûr, un premier événement peut aussi avoir son lot de petites déconvenues difficiles à anticiper. «  Les gens ont trouvé cela intéressant. Tout le monde a apprécié le fond comme la forme. C’était une première pour tout le monde. Ce type de format est-il adapté à notre clientèle ? Nous allons devoir nous poser les bonnes questions et tirer les leçons de ce premier événement ».


Faire le bilan

Les derniers visiteurs déconnectés, il est temps de passer au bilan. Les retombées ne sont pas forcément financières mais peuvent s’évaluer en termes d’image ou de satisfaction client. « Globalement, nous avons eu un nombre similaire de participants à l’an dernier. Il y avait environ 200 personnes par table ronde et nous avons eu de très bons retours de leur part ! Bien sûr il est encore trop tôt pour évaluer les répercussions réelles de l’événement. Quoiqu’il en soit, j’ai beaucoup appris grâce à cette expérience ! », conclut Mariane Barré.


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