Tout ce que vous devez savoir sur  les événements virtuels_background

Les événements virtuels sont en plein essor ! La crise sanitaire a fortement incité les entreprises à se lancer.

Conférence, salon, forum, séminaire, team building... Tous les événements peuvent se faire en ligne ! Vous aussi vous avez envie de vous y mettre ? Voici tout ce que vous devez absolument savoir avant de vous lancer.

Tous les événements sont possibles

Salons en ligne, webinaires, conférences, ateliers, démos, jeux, team building… tous vos événements sont aujourd’hui transposables virtuellement. Les plateformes proposent désormais un grand nombre de possibilités. Votre imagination peut donc s’en donner à cœur joie et vos équipes rivaliser d’inventivité pour créer un événement unique mais surtout à votre image.

Les avantages et les limites d’un événement virtuel

L’événement virtuel est en ce moment le meilleur allié des séminaires, salons et autres rencontres professionnelles car comme son nom l’indique : il est virtuel !

  • Pas de risque de se toucher par inadvertance ou de ne pas respecter les fameuses distanciations sociales.
  • Pas de lieu à louer, pas d’hôtesses, pas de logistique… Il est plus économique qu’un événement physique !
  • Il offre une réelle opportunité de se démarquer de ses concurrents en donnant l’image d’une entreprise moderne, agile et à la pointe de la technologie.
  • L’événement virtuel est une belle machine de collecte de données. Toutes les informations collectées sur les personnes présentes vont alimenter votre base de données clients. Une vraie mine d’information !
  • Il est aussi bien plus écologique. Pas de déplacement, pas de stand à fabriquer, pas de nourriture à prévoir et surtout pas de déchets … Le bilan carbone est donc bien plus léger que pour un événement classique. Un bon point dans votre politique RSE.
  • Il permet d’élargir votre audience ! Sans contrainte géographique, tout le monde, où qu’il soit, peut participer à l’événement.
  • Audience plus large, coûts fixes moins importants, l’événement virtuel est très rentable et offre un ROI beaucoup plus intéressant qu’un événement physique.

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Ne nous le cachons pas, il offre tout de même quelques challenges !

  • Une rencontre virtuelle n’est pas naturellement aussi spontanée et chaleureuse qu’une rencontre dans la vie réelle. Il va falloir redoubler d'inventivité pour nourrir le contact social !
  • Il est plus difficile de maintenir l’attention d’un participant chez lui derrière un écran qu’en présentiel. Cela demande donc aux organisateurs un gros travail d’animation pour faciliter les échanges et tenir en haleine les participants.
  • Enfin, un événement virtuel présente des contraintes techniques et exige que les participants soient assez à l’aise avec les nouvelles technologies.

Bien préparer un événement virtuel : la to do list

Un événement virtuel, ça se prépare bien à l'avance. Voici une to do list des tâches à réaliser :

✔ Bien penser à l’ergonomie de la plateforme

Mettez-vous à la place de vos participants. Seuls devant leur ordinateur, ils doivent comprendre de manière simple et intuitive la manière de se déplacer face à leur écran. Si l’utilisateur s’y perd et n’y comprend rien, il va vite abandonner. Une expérience réussie est la clé du succès de votre événement. Il est donc absolument nécessaire de prendre le temps de bien penser l’interface.

✔ Anticiper les problèmes techniques

L’utilisateur doit être accompagné tout au long de sa venue sur la plateforme. Anticipez les problèmes auxquels il peut être confronté pour y répondre rapidement. Proposez par exemple un sas d’accueil avant un live afin de vous assurer que tout fonctionne.

✔ Vérifier la vitesse de connexion et la bande passante

Une mauvaise connexion, une plateforme qui bug et c’est la catastrophe ! Un simple problème technique peut vite devenir un cauchemar pour les utilisateurs et pour les organisateurs ! Assurez-vous que la bande passante de votre plateforme sera suffisamment puissante pour accueillir le nombre de visiteurs espérés.

✔ Prévoir des actions pour maximiser l’engagement

Le temps n’est pas le même devant un écran et en présentiel. Pour garder l’attention des participants, il est nécessaire de créer des outils qui permettent l’interaction. Pour dynamiser une présentation, faites interagir le public : quizz, brainstorming, vote, chat… toutes les idées sont bonnes pour maximiser l’engagement.

✔ Proposer un événement multidimensionnel

Afin de les garder le plus longtemps possible sur la plateforme, aiguiser sans cesse la curiosité de vos visiteurs. Conférence, rencontres, ateliers, pitch…, laissez-les être acteur de leur journée en construisant leur programme parmi les différentes animations et conférences proposées. Bien communiquer avant l’événement.
3 à 4 semaines avant la date prévue, commencez à communiquer. E-mail, réseaux sociaux mais aussi communiqués de presse et publicité payante... L'événement en ligne est l’occasion d’élargir sa cible habituelle puisque tout le monde peut y participer.

La recette d’un événement virtuel à succès

Pour faire de tous vos événements 100% digitaux un succès, suivez notre checklist des règles à suivre :

Choisir la bonne plateforme

Parmi les nombreuses offres de plateforme numérique, difficile de faire son marché. Mais il n’y a pas de secret, la bonne plateforme est celle qui matchera le mieux avec l’événement que vous voulez mettre en place. C’est pourquoi avant de signer, ayez une idée précise des outils dont vous avez besoin. Voulez-vous mettre en place une billetterie intégrée ? Vous allez faire des conférences et des webinaires ? De quelle manière les participants vont-ils pouvoir communiquer entre eux ?  Autant de questions auxquelles vous allez devoir répondre afin de choisir la bonne plateforme.
👉 Consultez notre article Comment choisir la bonne plateforme.

Optimiser l'engagement

La valeur ajoutée d’un événement se joue au niveau de l’engagement. Si vos participants ne peuvent pas intervenir lors d’une conférence, autant la regarder en replay. L’échange et l’interaction sont donc au cœur du succès d’un événement virtuel. Pour cela, il peut prendre de multiples formes : ateliers interactifs, démonstrations en direct, concours, sondage… tout est imaginable.

Encourager le networking  et la rencontre

Là encore, le networking est le point essentiel d’un événement. Vos participants sont là pour écouter des conférences et être à la pointe sur leur sujet mais aussi et surtout pour rencontrer de potentiels clients ou partenaires. Il est donc nécessaire de mettre en place des outils qui facilitent les échanges. Ainsi certaines interfaces peuvent grâce à leurs algorithmes suggérer aux participants des interlocuteurs intéressants à rencontrer pour leur business et leur permettre d’engager avec eux facilement la conversation. On pourrait presque croire que la rencontre s’est faite par hasard !

Trouver sa signature

Chaque événement doit trouver sa patte. A chaque entreprise de trouver son style, de provoquer l’effet surprise ou d’inventer la petite attention qui la rendra unique et d’autant plus sympathique aux yeux des visiteurs.

Comme vous pouvez le voir, un événement virtuel est un puissant outil de communication et d’engagement pour les organisateurs comme pour les participants. Bien préparé, il peut devenir un moment unique et original pour un coût bien inférieur à un événement classique. Crise ou pas, il va dorénavant faire partie du paysage événementiel.

Envie de vous lancer ?



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