Organiser un webinar sur une plateforme d’événements virtuels : le cas du club Iena_background

Un cabinet d’avocat parisien organise chaque année au sein de son club Iena un cycle de conférences. Malheureusement en 2020, très peu ont pu être organisées.

En 2021, Laurent Tirard, directeur de l’agence de communication Acteris qui réalise les captations vidéos a proposé à son client la mise en place de visioconférences. Il nous explique l’intérêt d’organiser ces conférences en ligne sur une plateforme d’événements comme MeltingSpot plutôt qu’avec un simple outil de visioconférence.

Qu’est-ce que le club Iéna ?

Le club Iéna est un cycle de conférences organisé par un grand cabinet d’avocat. Ces conférences ont lieu une fois par mois et traitent généralement de sujets d’actualité. Avant le confinement, elles avaient lieu dans les locaux du cabinet et rencontraient un grand succès.

Pourquoi avez-vous décidé de passer aux événements virtuels ?

Avec la crise du Covid, il n’y a eu quasiment aucune conférence l’année dernière. Il a fallu trouver une solution adaptée à la situation pour les reprendre. C’est ainsi que j’ai proposé à l’équipe de communication d’organiser des visioconférences.

Comment se passent ces visioconférences ?

Nous avons aménagé la grande bibliothèque du cabinet en studio d’enregistrement. Un caméraman sur place filme avec 3 caméras. Seuls, un associé et un animateur professionnel qui pose les questions aux invités sont dans la pièce. Nous avons également installé un grand écran sur lequel l’on voit les intervenants restés chez eux. Enfin, la régie externe est gérée par Askeet. Nous avons donc une belle installation pour ces conférences.

Quelles étaient vos contraintes ?

J’avais deux contraintes principales. Nous pouvons avoir jusqu’à 7 conférenciers différents en distanciel. J’avais donc besoin d’une plateforme capable de gérer 7 flux entrant en même temps. Je voulais aussi une mini régie intégrée pour gérer le son, avoir un fond à la couleur du client etc… bref rendre ces visioconférences les plus professionnelles possible. MeltingSpot était le seul à répondre à tous ces besoins.

Pourquoi avoir choisi une plateforme d’événement virtuel comme MeltingSpot ?
On pourrait penser qu’une plateforme d’événement virtuel est plus adaptée à un salon qu’à une conférence. Mais finalement cela nous a permis d’avoir des fonctionnalités intéressantes que nous n’aurions pas eues avec un simple outil de visioconférence. Grâce au chat, les invités pouvaient poser des questions pendant le live. L’envoie des invitations étaient également pris automatiquement en charge par la plateforme. Tout cela renvoie une image très professionnelle de l’événement et apporte un réel plus.

Qu’avez-vous apprécié le plus dans votre travail avec les équipes de MeltingSpot ?
En tant qu’agence, mon rôle est avant tout de coordonner les personnes qui travaillent sur le projet et de m’assurer que tout se passe comme prévu. Je cherchais donc un partenaire sur lequel m’appuyer sur l’aspect technique. MeltingSpot a répondu très vite à nos besoins. L’équipe a accepté de prendre en charge la régie à distance, de désactiver certaines fonctions dont nous ne voulions pas, de modifier l’interface pour que les invités accèdent plus facilement à la conférence. Le chef de projet a également appelé tous les intervenants pour s’assurer que leur connexion était bonne. J’ai beaucoup apprécié leur écoute et la rapidité avec laquelle ils ont résolu les problèmes. Tout cela justifie pleinement l’abonnement que j’ai pris chez MeltingSpot.

Votre client, le club Iena, a t-il été satisfait ?
Nous avons fait 4 événements. Au fil des conférences, l’équipe a été très réactive et a rapidement répondu à nos demandes, corrigé et perfectionné la plateforme. Le client s’en ai rendu compte et a vu les améliorations au fil des semaines. L’installation du studio combiné à la plateforme MeltingSpot a pleinement satisfait notre client.

Vous pensez continuer à faire des événements virtuels ?
Tant que nous ne pourrons pas reprendre en présentiel, nous allons continuer la visioconférence. La plateforme a répondu à notre demande et s’est adaptée à nos besoins. Tout se passe bien, l’équipe est agréable. Nous avons de vrais échanges. Enfin, dernier point mais qui a son importance, les tarifs correspondaient à notre budget. Si d’autres clients me font des demandes d’événements virtuels, je continuerais à travailler avec MeltingSpot.

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