Organiser un forum virtuel : rien de plus simple !_background

Vous envisagez d’organiser un forum virtuel étudiant, emploi, recrutement, orientation… vous êtes au bon endroit !

Préparer un forum en présentiel relève du marathon et met en lumière de nombreux inconvénients techniques, financiers et même environnementaux (location de salle, achat de goodies, impression massive de documents à distribuer, hébergement de vos intervenants, recrutement de prestataires…) que vous ne rencontrerez pas avec un forum virtuel.
👉👉Organiser un forum virtuel aura l’avantage de vous demander moins de temps, d’argent et d’être écoresponsable. Si en plus vous avez les bonnes pratiques et le bon outil ; sa réussite sera alors au rendez-vous !

Un forum virtuel : pour quoi faire ?

Organiser un forum virtuel permet de faire découvrir à votre cible ce que vous proposez, mais sans la contrainte du déplacement. Si vous organisez un forum virtuel recrutement, vous présentez vos offres d’emploi. Si vous organisez un forum virtuel étudiant ou d’orientation, vous mettez en avant des écoles et leurs cursus. Les visiteurs déambulent alors de stand en stand virtuels assis confortablement dans leur canapé ou sur le siège de leur bureau 😉




Forum virtuel recrutement ou emploi, comment ça marche ?

Le forum virtuel recrutement ou emploi permet à l’entreprise de mettre à disposition de ses visiteurs divers contenus ainsi que ses offres d’emploi et fiches de poste détaillées. Les internautes postulent en ligne. Un recruteur prend alors directement contact avec le candidat grâce au chat afin de basculer sur un appel visio et passer à l’entretien.

Forum virtuel étudiant ou orientation, comment ça marche ?

Le forum étudiant en présentiel est très apprécié par sa cible. Ces manifestations sont souvent prises d’assaut : on s’y bouscule et on y attend de longues minutes sur les stands les plus prisés.

En virtuel : on clique sur un lien, on s’inscrit et on accède à pléthore d’informations. Installé chez lui, le visiteur peut découvrir les différentes écoles via des documents ou des vidéos, les parcours scolaires, mais aussi participer à des conférences en ligne, chatter avec les exposants, prendre rendez-vous pour un appel visio sans aucune pression de la foule 😊

Organiser votre forum virtuel : les bonnes pratiques à adopter

Comme tout événement réussi, il se prépare. Retrouvez ici quelques bonnes pratiques à adopter pour organiser un forum virtuel à la hauteur de vos attentes 👇

Avant votre forum virtuel

  • Déterminez des objectifs clairs et les messages qui en découleront,
  • Qualifiez votre cible,
  • Choisissez la date et l’heure de votre événement. Intéressez-vous aux manifestations de vos concurrents afin de vous positionner sur une date différente,
  • Déterminez vos partenaires et intervenants. N’hésitez pas à leur faire confirmer leur participation par écrit et maintenez le contact jusqu’au jour J afin de les impliquer,
  • Communiquez sur votre événement en interne et bien évidemment en externe via des campagnes d’emailing et de contenus sur les réseaux sociaux,
  • Choisissez le bon outil en fonction de vos besoins (voir la suite de notre article : quel outil choisir pour mon forum virtuel ?).

Pendant

⚠ L’expérience visiteur doit être simple, intuitive et visuellement agréable.

Grâce aux plateformes spécialisées d'événements virtuels et hybrides, comme MeltingSpot, vous pourrez au préalable personnaliser l’interface à vos couleurs et intégrer votre logo et ceux de vos partenaires.

Les visiteurs doivent se repérer et identifier rapidement ce qu’ils sont venus chercher. Ils resteront alors plus longtemps pour prolonger leur expérience. Soyez actif sur les réseaux sociaux : partagez en temps réel le contenu des participants, votre programme, des articles...

Après votre forum virtuel

Il est important de garder le contact après votre événement. Remerciez les participants par email et mettez à leur disposition des contenus à télécharger et bien évidemment les replays !

Dans ce même email, glissez des boutons qui renvoient à vos réseaux sociaux, sur lesquels vous remerciez aussi votre communauté et partagez les temps forts de votre forum virtuel.

Quel outil choisir pour mon forum virtuel ?

Les logiciels classiques

On ne vous présente plus les logiciels de visioconférences : Google Meet, Zoom ou encore Skype qui conviennent parfaitement pour des réunions, des conférences en ligne ou des webinaires.

Pour organiser un forum virtuel interactif, il vous sera impossible d’utiliser ces outils qui sont peu adaptés. En effet, avec ces logiciels, vous pouvez certes faire une présentation et envoyer des messages à vos participants via le chat, néanmoins les interactions sont plus que limitées.

Les plateformes hybrides

Les plateformes d’événements virtuels, comme Meltingspot, proposent aux visiteurs une expérience immersive et maximisent l’interactivité entre les membres présents. Elles vous offrent une solution complète avec de nombreuses options 👇

🚀 Personnaliser votre événement avec une interface à vos couleurs et habillée à votre image,

🚀 Réaliser une enquête de satisfaction auprès de vos participants à la suite de votre manifestation,

🚀 Gérer vos inscriptions et analyser les en détails grâce aux statistiques,

🚀 Créer des stands virtuels �

🚀 Proposer des espaces de visioconférences en one to one à vos visiteurs,

🚀 Mettre à disposition de vos participants une messagerie privée ou collective,

🚀Offrir l’accès à des conférences en live en simultané.

🚀 ... Et bien d'autres qu'on vous laisse découvrir 👇



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