Les 10 meilleures idées d'événements virtuels_background

Pour faire face aux nouvelles normes de distanciation sociale, les entreprises ont largement digitalisé leurs pratiques en matière d’événements, qu’ils soient internes ou externes !

Vous aussi, vous voulez créer un événement virtuel mais vous ne savez pas comment ni lequel ? Vous manquez d’idées ?
Nous vous avons  concocté une liste des meilleures idées d’événements en ligne 👇

Idée n°1 : la conférence annuelle d’entreprise

C’est souvent LA réunion de l’année pour les entreprises ! Prospects, clients, collaborateurs, fournisseurs et même médias, ce type de conférence réunit généralement tous les acteurs qui gravitent autour d’une entreprise.
Version 100% en ligne, on peut imaginer un ou deux animateurs qui déroulent la conférence avec les conférenciers (sans public dans ce cas), celle-ci étant retranscrite en live pour les participants.
💸 Le budget ? de 3 000 à 5 000€


Version hybride, les animateurs et conférenciers sont suivis par un public en présentiel et l’événement est ouvert au reste des participants en ligne.
Pour les deux solutions, le live chat est plus que souhaité pour dynamiser les échanges, inciter à poser des questions et rebondir sur les conférences !


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Idée n°2 : le salon virtuel professionnel

Saviez-vous que les salons professionnels sont également de plus en plus 100% digitaux ?  En effet, c’est une solution très intéressante pour booster votre business à distance. Sur des salons professionnels virtuels, vous retrouverez des exposants, visiteurs, conférenciers, mais également des stands virtuels, des salles de conférence, des salles de pitch pour suivre ces démo avec la possibilité de prendre des rendez-vous. Bien évidemment vous pourrez rencontrer de nouvelles personnes pendant tout l’événement, transmettre votre carte de physique, avoir un échange privé ou public avec elle… Toutes les possibilités du salon physique sont reproduites !

💸 Le budget ? de 2 000 à 6 000€

Récemment, au sein de notre structure Askeet, nous avons lancé une série de salons professionnels sur lesquels de nombreuses entreprises sont venues exposer et échanger sur des thèmes très variés comme Euler Hermès, CGI ou encore Edenred. Les visiteurs pouvaient accéder à trois rooms :

  • Les PrestaRooms pour découvrir le profil du prestataire et échanger avec le commercial de ce stand virtuel.
  • Les PitchRooms pour que chaque prestataire puisse dérouler son argumentaire produit.
  • La ConférenceRoom pour faire intervenir des experts sur la thématique de l’évènement.

👉 Découvrez en plus sur nos salons virtuels ici.


Idée n°3 : le forum de recrutement

Avec le contexte, il est évidemment impossible d’organiser des forums emplois classiques. Néanmoins, même avant cette crise, certains forums commençaient à passer 100% en ligne pour permettre à tous d’y accéder et de maximiser son passage sur le forum.
Ces événements basculent donc de plus en plus en ligne, l’enjeu étant de conserver au maximum cette ambiance conviviale et chaleureuse pour les étudiants, diplômés et pour les entreprises. Pour organiser un forum de recrutement réussi, il est nécessaire de “jongler” entre différents formats et dimensions :

  • échange en petits groupes d’étudiants et d’entreprises,
  • conférences ou plénière d’entreprises ou d’écoles sur un sujet,
  • entretien virtuel de recrutement avec prise de rendez-vous en amont et consultation du CV,
  • la possibilité de réaliser des assessment center, ou tests techniques en groupe et en ligne.

Il est également très important de penser à la visibilité des entreprises mais également à celle des étudiants. Comment les uns et les autres vont-ils pouvoir mettre en avant leurs profils ? C’est un challenge pour le back-office de toutes les plateformes !

💸 Le budget ? de 3 000 à 8 000€

Cette année, le Forum Ouest Avenir a décidé de se challenger et a repensé son format à l’occasion de son édition 2020. Prise de RDV virtuel, dépôt et consultation de CV en amont, découverte des stands virtuels d’entreprises le jour J, interviews, podcasts ou encore débats, tout a été prévu pour les étudiants, les écoles ou encore les RH des entreprises. Nous sommes très fiers d’avoir été choisi par eux pour réaliser cet événement.

De nombreuses écoles ont fait de même comme le CELSA ou encore Rennes Business School.

Idée n°4 : l’Assemblée Générale virtuelle

Rassembler tous les actionnaires pour la présentation annuelle des résultats, vous pensiez que c’était « mission impossible » ? Cette année, cette pratique s’est largement démocratisée grâce aux événements virtuels !
Et ce, grâce à l’ordonnance du 25 mars 2020 permettant aux grandes entreprises d’organiser une AG virtuelle. Total, Air liquide ou encore Sanofi ont d’ailleurs expérimenté ce format.

💡 Les éléments cruciaux avec ce nouveau format : bien penser à mettre en place une solution de vote en ligne ainsi que des sessions de questions-réponses. Les actionnaires viennent pour cela et pas seulement pour consulter la présentation des résultats de l’année, même s’il faut bien soigner cette dernière. Attention d’ailleurs : faites des tests et animez vos présentations, car les documents powerpoint ne passent pas de la même manière en physique qu’en virtuel. De plus, si vous n’animez pas votre démonstration, vous risquez de perdre l’attention de votre assemblée, comme en physique cela dit...

💸 Le budget ? de 3 000 à 5 000€

Idée n°5 : l’onboarding collaborateur

Souvent utilisé lorsque l’employeur et le candidat sont trop éloignés, l’onboarding virtuel s’est largement développé cette année. Ce type de processus est un vrai challenge pour les services RH qui doivent rapidement et à distance intégrer le collaborateur, lui donner toutes les ressources dont il a besoin, le faire rencontrer les différentes équipes et maintenir l’attrait qu’il a pour l’entreprise ! Celle-ci doit alors digitaliser l’ensemble des rituels physiques. Le tout à distance, par visioconférence ou par call régulier. L’enjeu est donc de taille !

Les fonctionnalités préférées des RH pour ces onboarding virtuels ? Celles de team building ! Sondages en ligne, activités collectives du type Kahoot, café virtuel, chat… Elles sont toutes prisées pour réussir cet onboarding. L'onboarding virtuel est également un moyen de faire la différence car s'il est plaisant, il y a fort à parier que pour le collaborateur, l’entreprise redouble d’efforts pour s’adapter et lui proposer la meilleure expérience.

💡 Deux conseils qui reviennent et auxquels toutes les entreprises ne pensent pas :

  • pensez-bien à faire livrer tout le matériel à votre collaborateur en amont de son onboarding
  • désignez un parrain à votre nouveau collaborateur ou un référent, de préférence quelqu’un qui n’est pas son manager

💸 Le budget ? à partir de 1 000 €

Idée n°6 : le networking entre clients et partenaires

Vous aviez prévu la traditionnelle soirée de fin d’année avec vos clients et partenaires ? Si ces événements ne peuvent pas avoir lieu en physique, rien ne vous oblige à les abandonner !

Vous ne pourrez certes pas leur offrir les petits fours et le champagne que vous souhaitez mais pourrez tout de même avoir un rendez-vous privilégié avec eux. Ce sera l’occasion de connaître leurs actualités, de discuter avec eux de leurs problématiques, d’évoquer vos nouveautés produits ou services mais également de vous présenter mutuellement de nouveaux collaborateurs, bref de faire du networking virtuel. L’Homme est un animal social qui a besoin d’échanger…
De nombreuses entreprises l’ont bien compris notamment Univers VO. En partenariat avec notre plateforme, l’entreprise a organisé un événement de networking réunissant près de 170 personnes. Au programme, des conférences et des débats sur Zoom, un chat et des sessions de questions-réponses interactives. Les participants étaient ravies de se retrouver… et de ne pas se déplacer cette année.

Et c’est un énorme avantage. Car dans vos vies professionnelles bien chargées, vous n’avez pas toujours le temps de faire autant de networking que vous le souhaitez et pourtant vous savez combien c’est nécessaire. 😉

De plus, avec les clients desquels vous êtes très proches c’est aussi l’occasion de tester de nouveaux formats : apéritif virtuel ? Escape game virtuel ? Les entreprises sont déjà en train d’y réfléchir !

💸 Le budget ? de 3 000 à 8 000€

Idée n°7 : les rencontres entre associations

Associations d'alumnis, chambres de commerce, réseau d'entreprises... Ces groupes de networking sont très importants dans notre pays et sont utiles à la fois pour le collaborateur et pour l'entreprise qui peut en bénéficier indirectement.
Les associations étudiantes ou celles d'anciens étudiants diplômés, les alumnis, sont de plus en plus nombreuses. L'ESSEC a lancé ce format cette année pour permettre à tous ces diplômés, où qu'ils soient de se tenir informés des activités de l'école, des carrières des uns et des autres et d'échanger sur des problématiques communes.

💸 Le budget ? de 3 000 à 5 000€

Idée n°8 : les sales meeting

Grâce aux plateformes d’événements en ligne,  vous pourrez également réunir vos équipes commerciales, sûrement réparties sur différentes zones géographiques, pour faire des points réguliers. Des entreprises comme Danone, Mondelez ou encore Coca-Cola y ont recours.

Là encore, n’hésitez pas à bien structurer le déroulement de la séance pour éviter la perte de rythme, surtout si vos commerciaux n’ont pas l’habitude de ce format. Soyez brefs et concis pour éviter la perte d’attention. Privilégiez les échanges en leur donnant régulièrement la parole. Proposez des échanges en groupe et des échanges en one-to-one et surtout des challenges interactifs via des fonctionnalités de sondages, questions et réponses, jeux… Les commerciaux adorent ça !

💸 Le budget ? de 2 000 à 6 000€

Idée n°9 : les séminaires de team building

Avec la mise en place du télétravail quasi obligatoire, les équipes ont beaucoup manqué  de lien social cette année. Vous avez besoin de (re)créer des moments d’échanges entre vos collaborateurs ? De renforcer votre lien avec eux et plus globalement votre  culture d’entreprise ? Des activités de team building virtuelles sont une très bonne solution.

Un seul mot d’ordre : soyez original !

Dans cette période un peu morose, vos collaborateurs ont besoin de légèreté, d’optimisme et de dynamisme. Quizz interactif, escape game virtuel ou encore cours de sport 100% en ligne, les exemples ne manquent pas. Cela vous permettra également de découvrir les multiples talents cachés de vos collaborateurs ! Il est d’ailleurs fort à parier qu’ils proposent d’eux même d’être le prof d’un jour de yoga ou de pâtisserie 😉

Certaines entreprises proposent déjà des « challenges cuisine » en visioconférence. Vous prévoyez un apéro virtuel ? Surprenez vos collaborateurs : livrez directement chez eux les planches de fromages et les bières !

💸 Le budget ? à partir de 1 000€

Idée n°10 : les workshops

Les sessions de travail, workshop ou brainstorming sont des alliés de taille pour réveiller la créativité de vos équipes. Prospection client, découverte d’un logiciel, développement d’un nouvel outil de communication, brainstorming sur le nom d’un produit…  La session de travail virtuelle se concentre bien souvent sur une seule thématique.

Grâce à une plateforme virtuelle, vous pouvez la rendre plus interactive, plus créative et laisser chacun s’exprimer et proposer ses idées. Les plus extravertis prendront la parole pour exprimer leurs propositions, les plus timides pourront utiliser le chat, mais également des solutions plus interactives.

L’enjeu ? Prévoir un brainstorm qui a du sens pour vos collaborateurs afin d’éviter la « réunionite aiguë » ! Ainsi, une préparation de l’atelier est absolument indispensable : objectifs, outils et timing doivent être prévus. Et n’hésitez pas à prévoir plusieurs pauses dans la journée, pour laisser les esprits se reposer !

💸 Le budget ? à partir de 1000€

🚀🚀🚀 Les événements virtuels sont donc une belle mine d’or pour repenser vos événements internes ou externes et les dynamiser ! Un conseil : testez différents formats, demandez leurs avis à vos collaborateurs, clients, prospects : ils ont tous un rôle à jouer !

👉 Vous cherchez une plateforme pour organiser l'un de ces événements ? 👈



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