Organiser vos journées portes ouvertes en ligne_background

Vous prévoyez d’organiser des journée portes ouvertes en ligne et vous cherchez à connaître la marche à suivre ? C’est ici !

Quel que soit votre établissement (école, entreprise, musée…), une journée portes ouvertes (jpo) en ligne vous permettra de faire visiter votre entreprise ainsi que présenter vos services à votre cible, sans que celle-ci se déplace. Une solution abordable, simple d’utilisation et dans l’air du temps 👇

Déroulement d'une journée portes ouvertes en ligne

Visite de l'établissement

Votre journée portes ouvertes digitale n’est pas vraiment différente d’un événement en physique – elle se déroule juste virtuellement.

Privilégiez la simplicité de circulation, l’interactivité entre organisateurs et visiteurs ainsi que l’originalité du format ; cela vous apportera de la notoriété et du bouche-à-oreille positif.

La visite de l’établissement peut être imaginée sous différents formats :

👉 En visite virtuelle (en live ou via une vidéo préalablement enregistrée) suivie de l’arrivée dans une salle avec des stands présentant les différents services,

👉 En présentation avec un ou plusieurs orateurs et des slides supports,

👉 Sous forme d’échange questions-réponses entre les participants et les organisateurs. Les participants posent leurs questions grâce à un système de chat et les organisateurs y répondent oralement.


portes-ouvertes

💡💡 Pour que votre jpo digitale soit dynamique, priorisez l’interactivité en sollicitant vos visiteurs. Ils doivent avoir accès à des zones de dialogue tout au long de leur visite. Mettez à leur disposition un chat, des créneaux de rendez-vous en visio, des sondages, mais aussi des vidéos, des documents téléchargeables…

Présentation des différents services

Que vous soyez un établissement scolaire, une entreprise ou encore un lieu culturel, lors de votre jpo virtuelle, vos participants doivent rapidement identifier les services que vous proposez.

À titre d’exemple, vous souhaitez présenter les avantages d’un établissement scolaire, alors vous allez identifier les services proposés par celle-ci : le lieu, sa localisation, les formations, les enseignants, les intervenants d’exception, les activités, les logements, mais aussi le service d’admission... N’oubliez jamais l’objectif final de votre journée portes ouvertes. Pour une école, l’objectif est de convaincre les futur(e)s élèves et leurs parents que votre structure est la plus adéquate😉

Des stands virtuels pour identifier vos services

En choisissant une plateforme hybride (voir ci-après : quel outil est le plus adapté ?), vous pourrez mettre en place des stands virtuels pour présenter vos services (ou produits).

Si on reprend l’exemple de l’établissement scolaire, vous pouvez imaginer les stands suivants :

✔ « L’établissement et les logements étudiant » : ce stand présentera les locaux via un diaporama d’images ou une visite virtuelle commentée,

✔ « Les formations » : les visiteurs auront accès aux différents cursus ainsi qu’à une conseillère d’orientation disponible grâce au chat,

✔ « Les enseignants et intervenants d’exception » : avec qui vos visiteurs pourront chatter et converser lors d’une table ronde ou d’un appel visio,

✔ « Les conférences en live » : offrez à vos participants un programme de conférences animées par des enseignants, des membres de la direction…

✔ « Le service admission » : les étudiants pourront remplir directement en ligne un formulaire d’admission.

Journée portes ouvertes digitale : quel outil est le plus adapté ?

Les logiciels classiques

Avec les logiciels de visioconférences (Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, YouTube Live…), la promotion de vos services est envisageable sous forme d’une table ronde ou d’une conférence mais elle reste limitée. Vous pourrez diffuser une vidéo de visite de l’établissement. Grâce au chat que mettent à disposition ces outils de visioconférences, vous pourrez répondre aux questions de votre auditoire et partager des liens vers une fiche d’inscription, un calendrier de prises de rendez-vous ou encore divers documents téléchargeables.

Les outils spécialisés

Les plateformes hybrides, spécialement conçues pour créer des événements virtuels (journées portes ouvertes en ligne, salons virtuels, forums digitaux…) offrent une expérience visiteur réaliste, simple et agréable. L’interface est entièrement modulable à votre image et ces solutions intègrent des services tels que la gestion des inscriptions ou encore l’analyse des statistiques de votre événement.

L’avantage des outils spécialisés

Stands virtuels

Grâce à la mise en place de stands virtuels bien distincts, vos visiteurs identifient rapidement les services proposés. Cela est primordial si vous souhaitez qu’ils restent connectés. Soignez le graphisme et pensez à mettre des icônes ou du texte permettant une meilleure identification du contenu de chaque stand.

Interaction facilitée

Les outils spécialisés dans l’événementiel digital proposent différents canaux d’interactivité qui permettent à l’organisateur de rester en contact avec le visiteur tout au long de sa connexion. Ces outils sont configurés pour encourager le contact : le visiteur sera sollicité continuellement par : une fenêtre de chat, une proposition de prise de rendez-vous, un sondage… dans le but de favoriser la communication.

Replays disponibles

Sur des plateformes hybrides comme MeltingSpot, les replays seront accessibles depuis le compte utilisateur créé au préalable par le visiteur pour accéder à votre jpo. Il pourra les visionner à sa guise pendant une durée donnée depuis cet espace.



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