Événements virtuels : les 7 points clés à retenir !_background

Vous souhaitez organiser un événement virtuel pour rassembler vos collaborateurs ou vos clients ? Vous ne savez pas comment vous y prendre ?

Pas de panique, il suffit d’y aller étape par étape. Nous vous expliquons les 7 points clés à retenir pour organiser un événement en ligne mémorable, unique, et sans accroche 👇 !

✅Utilisez une plateforme adaptée pour l’organisation de votre événement virtuel

Une grande partie du succès de votre événement virtuel repose sur le choix de la bonne plateforme. Si vous n’utilisez pas les bons outils, l’organisation de ce rendez-vous en ligne peut vite devenir un challenge de taille.

Pour un événement physique, vous pouvez faire appel à plusieurs prestataires. Ici, vous devez choisir une seule et même plateforme pour votre événement virtuel : c’est elle qui centralise l’ensemble des fonctionnalités.

Vous devez notamment prendre en compte la technique :

  • Quelles sont les fonctionnalités proposées par la plateforme ?
  • Peut-on poster un replay, ou encore, diffuser un streaming en temps réel ?
  • Les participants peuvent-ils passer des appels vidéo ?
  • La solution est-elle est viable dans la durée ?
  • Les participants peuvent-ils interagir et si oui, comment ?


Mais également les services annexes proposés par l’éditeur :

  • Quels sont les services offerts par la plateforme ?
  • Est-ce que le prestataire vous accompagne tout au long du projet ?
  • Est-ce que vous serez formé pour prendre en main la plateforme ?
  • Quels sont les éléments différenciants de la plateforme ?

Vous voulez que votre événement virtuel soit un vrai succès ? Alors, optez pour un partenaire de confiance ! 👉Nous vous aidons à choisir la bonne plateforme d’événement en ligne.


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🔎Faites des tests avant le jour J

Ce sont également les petits détails qui vont garantir la réussite de votre événement en ligne. Vous devez vous préparer en amont, anticiper les potentiels problèmes techniques et réaliser plusieurs essais. Un bug de plateforme et votre événement pourrait s’écrouler…

Ne laissez donc rien au hasard, tout doit être passé au crible :

  • Les tests de charge et la bande passante (la plateforme doit être en mesure d’accueillir les participants)
  • Les fonctionnalités du chat et du partage d’écran
  • Le fonctionnement du micro
  • La luminosité et la position de votre caméra
  • La fluidité de votre PowerPoint et de tout autre contenu numérique
  • Le fonctionnement de toutes les fonctionnalités

Testez d’abord vous-même chaque point. Puis faites appel à vos équipes pour simuler l’expérience réelle, comme si vous y étiez !

👋Incitez l’interaction et les échanges

La capacité d’attention des participants est différente lors d’un événement virtuel et vous devez en tenir compte.

Votre challenge ? Maintenir le dynamisme des échanges et créer un fort engagement chez vos participants ! Soyez innovant dans vos supports de présentation et dans vos contenus. Tout est bon pour garder vos participants connectés et pour en faire de vrais acteurs de vos événements. Gardez en tête que vous devez créer une expérience immersive et unique.

Pour cela, vous avez plusieurs ressources :

  • Le chat
  • Les discussions informelles
  • Le partage d’écran
  • Les sessions de questions et réponses
  • Les sondages

Vous pouvez également proposer des activités interactives et collectives (du type Kahoot, par exemple) et poser des questions de vive voix.


📣Communiquez sur l’événement en amont

On ne vous le dira jamais assez : pour susciter l’intérêt autour de votre événement, vous devez obligatoirement communiquer ! Faites du marketing votre meilleur allié et créez un « buzz » positif autour de ce rendez-vous en ligne.

Pour réussir votre campagne de communication, tirez parti au maximum de vos participants ! Ce sont vos meilleurs alliés et ils peuvent se transformer en ambassadeurs. Invitez-les à relayer l’information autour d’eux et sur leurs réseaux sociaux. Ainsi, ils s’impliquent et prennent une place à part entière dans l’événement.

Placez les réseaux sociaux au cœur de votre stratégie marketing. Ces plateformes ont un puissant pouvoir de diffusion et de conversion, alors pourquoi s’en priver ? Pour cela, identifiez les réseaux qui permettent de toucher votre cible. Vous pouvez créer du contenu gratuit autour de votre événement en ligne ou même utiliser la publicité.


📋Expliquez le fonctionnement de la plateforme

Votre événement virtuel doit être un moment fluide et dynamique, alors simplifiez la vie de vos participants ! Offrez-leur un accès rapide, en quelques clics seulement.

Soyez accueillant et accompagnez-les dans la prise en main de la plateforme. Vous pouvez, par exemple, leur envoyer une petite note en leur expliquant les règles d’utilisation du chat, du partage d’écran ou des autres fonctionnalités. Partagez-leur également le programme de l’événement bien en amont.

Pour vos équipes, c’est la même chose. Ils ont besoin d’être rassurés sur le déroulement de l'événement et sur la logistique qui l’accompagne.

Les intervenants, et plus globalement tous les « speakers » (= ceux qui vont prendre la parole), doivent être briefés pour maîtriser l’ensemble des paramètres de l’outil. Bref, la plateforme ne doit avoir de secret pour personne !


🎉Cherchez des idées originales pour animer votre événement

Il y a encore 10 ans, les présentations PowerPoint avaient pignon sur rue ! Aujourd’hui, les choses ont clairement évolué, notamment avec l’essor incroyable des outils numériques.

Terminé les longs discours en monologue et sans pause ! Fini le défilé interminable des slides ! Pour que votre événement virtuel fasse la différence, faites preuve d’originalité.

Pour attirer votre public, vous devez donc concevoir un contenu unique et un format dynamique : atelier collaborateur, pitch, rencontres, prises de parole des participants… A vous de décider !

Concrètement, imaginez votre prochain événement hybride comme une expérience virtuelle atypique et innovante : il faut nourrir le contact entre les participants et surtout les laisser co créer les interactions le jour j ! L’événement sera ce qu’ils en feront!


⏱Pensez au fuseau horaire !

Dans le cadre d'un événement virtuel ou hybride, vos participants peuvent être connectés depuis n'importe quelle partie du globe. Le décalage horaire peut alors devenir problématique pour certains d’entre eux. Pensez, par exemple, à ceux qui se trouvent en Australie ou aux États-Unis : il y a +/- 8h de décalage !

Pour satisfaire un maximum de personnes, adaptez-vous. Soyez attentif aux jours et aux horaires que vous choisissez pour animer votre événement virtuel :

  • Le matin ou en fin d’après-midi ?
  • Plutôt le lundi ou le vendredi ?


N’hésitez pas à créer un sondage pour demander l’avis de votre cible. C’est déjà une manière de les impliquer !

Vous l’avez compris, l’événement virtuel est un rendez-vous qui doit bien se préparer en amont. Chez MeltingSpot, nous vous accompagnons de A à Z dans la conception et l’organisation de votre événement virtuel 🚀.



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