Événements virtuels : la solution qui s’impose_background

Décidément le secteur de l’événementiel est dans une mauvaise passe. La reprise du coronavirus annoncée la semaine dernière dans 11 métropoles a obligé l’Etat à renforcer les mesures sanitaires, faisant passer la jauge maximale de personnes de 5000 à 1000 participants par événement.

Rien qu’en région parisienne 202 salons dont 117 salons professionnels devant qui devaient se tenir entre le 8 mars et fin décembre ont été annulés dans les 21 principaux sites d’exposition, d’après la CCI de Paris Ile-de-France. Au total, ce sont  3,2 milliards de retombées économiques perdues pour le territoire et 12,9 milliards de ventes non réalisées pour les entreprises. Ce nouveau coup dur est donc une très mauvaise nouvelle pour la profession.

La crise, accélérateur du changement dans l’événementiel

Mais cette crise aura eu un mérite : celui d’accélérer la transformation du secteur. Certains experts réfléchissent à régionaliser les événements afin de réduire leur taille et de les décliner sur plusieurs dates ou plusieurs villes. D’autres cherchent des solutions virtuelles. "Il y a maintenant des plateformes qui se créent pour faire des événements à distance, ou encore pour faire du team-building à distance. On commence à voir des secteurs qui se recréent complètement", explique Roxanne Varza, directrice de la Station F au micro d’Europe 1. Le marché du salon virtuel est effectivement en pleine expansion. Estimé à 77 milliards de dollars en 2019, il devrait atteindre 94 milliards rien qu’en 2020 avec une croissance de plus de 23% estimée entre 2020 et 2027 d’après une étude de Grandviewresearch.

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Événement virtuel : comment ça marche ?

Prenons l’exemple d’un salon professionnel.Un salon pro virtuel est une version digitale d’un salon physique : hall d’accueil, stands, salle de conférence, espace networking…  Tout y est. Côté exposants, chaque entreprise peut personnaliser totalement son environnement ou même le créer sur mesure. La grande différence ? Conférences, démo d’exposants, échanges entre participants : tout se passe en ligne. Les salons virtuels permettent ainsi de réunir un grand nombre d’exposants et de visiteurs sans se déplacer. « La rencontre virtuelle est particulièrement adaptée lorsque le visiteur est à la recherche d’informations ou de conseils, comme dans le cadre des salons professionnels, par exemple », souligne Raphaël Pomarès, dirigeant associé de 3D at Home.

Quels sont les avantages d’un événement virtuel ?

Les événements virtuels présentent un grand nombre de bénéfices d’avantages :

  • Limiter le risque à zéro en période de crise sanitaire. A l’heure du Covid, l'événement virtuel est un un atout majeur. Pas de contacts humains et donc pas d’organisation particulière pour minimiser les risques de transmission du virus.
  • Maximiser sa visibilité. Comme les visiteurs ne se déplacent pas, ils sont potentiellement plus nombreux à participer. L'intérêt est de rencontrer plus de visiteurs ciblés. Grâce au chat vidéo, exposants et visiteurs peuvent se parler, interagir, consulter et télécharger en quelques clics toute la documentation souhaitée.
  • Collecter des données. Un événement virtuel permet de récupérer de nombreuses informations sur les visiteurs car chacune de leur action est enregistrée. Cela permet notamment de connaître les sessions et pitchs qui ont le plus plu à votre audience.
  • Moderniser son image de marque et prendre de l’avance sur ses concurrents. Participer ou organiser un événement virtuel renforce l’image d’une entreprise qui s’adapte et innove grâce aux nouvelles technologies. Cela vous permet également de vous démarquer de vos concurrents qui n’auraient pas encore lancé ce format.
  • Créer un événement écologique. Les événements  virtuels ont une empreinte carbone moindre (pas de déplacements, pas de stands à fabriquer, pas de supports de communication papier, pas de déchets).
  • Organiser un événement à moindre coût. L’événementiel physique représente des dépenses très importantes et beaucoup de PME ne pouvaient pas l’envisager. Passer au virtuel permet à de nombreuses entreprises d’organiser leur propre événement.

Le choix et la mise en place de la plateforme : une étape clé

L’événement virtuel présente également des contraintes, en particulier lorsqu’il s’agit de créer des interactions entre participants et exposants. La discussion est plus facile à engager sur un stand ou à la cafétéria que derrière son écran. Or, l’enjeu est parfois crucial pour les entreprises. Les événements professionnels sont des moments de rencontres entre acteurs de son secteur, de discussion et surtout d’opportunités business. C’est aussi l’occasion de s’informer des dernières innovations. Pas question de rater de telles opportunités à cause d’une plateforme qui bug ou d’une mauvaise connexion. Pour l’organisateur, le choix et la mise en place de la plateforme sont donc clé où rien ne peut être laissé au hasard.

Des solutions innovantes apparaissent

Face à une demande très forte et à un marché colossal et en pleine expansion, de nombreuses solutions apparaissent : plateforme clé en main,  solution de streaming vidéo, webinar amélioré… « Notre but est de réinventer le salon virtuel pour qu’il ne soit plus considéré comme une simple option de remplacement mais qu’il devienne la norme », explique le fondateur de l’une d’entre elles.

Car l’enjeu est bien là : “penser l’événement virtuel comme un format à part entière et comme une une version virtuelle de l’événement physique”.

MeltingSpot, la plateforme en marque blanche

C'est le challenge que nous avons décidé de relever chez MeltingSpot !
Nous sommes convaincus que rechercher les bons presta c’est aussi les rencontrer, échanger avec eux, se former sur des sujets.
C’est la raison pour laquelle, en juillet dernier, nous avons lancé notre propre plateforme d’événements virtuels et organisé deux salons professionnels.
Suite au succès de ces événements, nous avons reçu de nombreuses demandes de professionnels pour utiliser notre solution.

Nous proposons donc désormais notre plateforme en marque blanche.
Salons, séminaires, processus d’onboarding, sessions de networking, journées partenaires… nous accompagnons toutes les entreprises dans la réalisation de tous leurs événements virtuels ou hybrides.

Actuellement disponible en France, nous sommes en pleine phase d’accélération pour la déployer dans 4 autres pays européens : l’Allemagne, la Belgique, l'Italie et l'Espagne.



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