Événement virtuel vs événement physique : quel coût ?_background

Combien coûte un événement virtuel ? Est-ce vraiment moins cher qu’un événement physique ?

Bien sûr, le prix réel d’un événement qu’il soit en ligne ou en présentiel dépend de nombreux paramètres tels que le format de l’événement, le nombre de participants, la plateforme utilisée, la logistique... Néanmoins, ces deux formats présentent de réelles différences de coût.

Voici quelques éléments qui vous permettront de rapidement évaluer des fourchettes de prix 😉

Un événement physique : combien ça coûte ?

Côté organisateur

Supposons que vous vouliez organiser un salon de 400 participants, 15 exposants et 7 conférenciers, votre budget devra alors prendre en compte :

  • La location du lieu : les tarifs varient selon le prestige et l’emplacement de l’événement. Le site my-event a établi un baromètre des tarifs locatifs des lieux événementiels à Paris. Ils vont de 15,30 euros à 34,60 par personne selon les arrondissements. Une salle pour 400 personnes à Paris peut donc se louer entre 6120 et 13840 euros.
  • Les conférenciers : votre événement comprendra l’intervention de conférenciers lors de l’événement. Leur tarif dépend de leur notoriété. Un conférencier peu connu peut demander de 1000 à 3000 euros tandis qu’un intervenant très réputé pourrait exiger entre 7000 à 15 000 euros. Les conférenciers prestigieux attirent beaucoup de monde. Mais est-ce ce que vous voulez ? Pensez également que vous devrez payer les frais de déplacement et de logement si besoin.
  • L’équipement : vous pouvez avoir besoin d’un système son particulier, de projecteurs, d’écrans, d’un certain éclairage  ou encore de caméras, comptez 1000 à 2000 euros. Pour la location de chaises ou de tables, il faut prévoir 500 à 2000 euros et 150 euros à 1200 euros pour une scène selon la taille. Cela peut être beaucoup plus élevé si vous voulez une décoration spécifique.
  • L’aménagement et la logistique : La préparation d’un salon demande une logistique importante. L’installation du matériel, de la signalétique, du système électrique, de la décoration. Le budget peut vite monter entre 10 000 à 20 000 euros.
  • Les frais de personnel : Sur place, vous devrez également prévoir des prestataires tels que des électriciens, techniciens pour les différentes installations, menuisiers, traiteurs, entreprises de nettoyage, installateur ... En tant qu’organisateur, vos équipes événementielles, communication, commerciaux devront également travailler sur ce projet. Prévoyez un budget d’au moins 20 000 euros.
  • N’oubliez pas que selon la taille du salon, vous devrez prévoir quelques hôtes ou hôtesses d’accueil payées de 11,37 à 12,50 euros brut de l’heure.
  • Bien sûr, il faudra prévoir une campagne de communication avec des relations presse, la production d’un programme, la promotion sur les réseaux sociaux, la création éventuelle d’un site Internet et de contenus.Prévoyez également des frais d’impression et d’affichage : l’impression du matériel publicitaire (invitations, pochettes de renseignements, badges, banderoles, affiches diverses, etc.). Là encore le prix variera si vous faites le travail en interne ou si vous le déléguez à une agence. Le budget communication peut aller de 10 000 à 50 000 euros.

💸 Le coût d’un salon de 400 personnes en présentiel représente donc un budget d’au moins 100 000 euros et peut monter beaucoup plus en fonction des animations que vous choisirez, du prestige du lieu et des invités.




Coté exposant : combien coûte la location et l’aménagement d’un stand ?

  • La location du stand dans un salon B to B coûte en moyenne 150 à 200 euros le m2. Un stand de 10 m2 coûtera donc entre 1500 et 2000 euros.
  • Vous allez devoir aménager votre stand et le décorer à vos couleurs pour le rendre le plus convivial possible. Prévoyez une enveloppe de 280 euros par m2. Les prix peuvent être plus élevés si vous envisagez un design très recherché et original.
  • Vos équipes présentes vont devoir se déplacer et passer un à plusieurs jours sur le stand. Il faudra couvrir leur frais de déplacement, de nourriture et d’hôtel. Prévoyez une fourchette de 2000 à 4000 euros pour les frais de personnel.
  • Enfin, vous devrez également prévoir un budget communication.En amont du salon, vous investirez sur vos réseaux sociaux et dans des relations-presse pour annoncer votre participation, convier vos clients à vous retrouver sur votre stand, et inciter vos prospects à prendre rendez-vous avec vous pendant le salon. Pensez également à préparer pour le jour du salon un clip de présentation vidéo, des brochures commerciales, flyers, cartes de visite, affiches, goodies… Le budget peut donc aller de 1000 à 5000 euros.

Et un événement virtuel : combien ça coûte ?

⚠️ Point important : attention à ne pas confondre un événement virtuel avec un événement 3D qui utilise des technologies comme la réalité augmentée ou la 3D. Ce type d’événement est très apprécié notamment pour digitaliser des expositions ou pour faire visiter des lieux. Si vous envisagez un événement en 3D, les budgets seront beaucoup plus conséquents. Dans ce cas, comptez plutôt entre 100 000 et 400 000 euros selon l’importance de l’événement.

Revenons à l'événement virtuel. Celui-ci ne présente pas du tout les mêmes coûts qu’un événement physique. S’il reste beaucoup plus intéressant financièrement, ne pensez pas qu’il ne coûte rien. Et là aussi, les tarifs peuvent varier selon vos projets.

👉 Le budget d’un événement virtuel doit prendre en compte :

  • La plateforme est bien sûr le premier poste de dépense à prévoir. Plusieurs options s’offrent à vous. Choisir une plateforme qui vous propose un prix pour votre événement sans abonnement ou un forfait par abonnement. De nombreuses entreprises partent sur ce modèle de SAAS.
  • Dans le premier cas, les budgets peuvent aller de quelques centaines d’euros pour un simple webinar à 3000 ou 4000 euros pour un événement plus élaboré : hall d'expos, stands partenaires, visioconférences privées avec les partenaires, salles virtuelles multiples...
  • Dans le cas d’un abonnement mensuel, le ticket de départ tourne autour de 100 euros par mois pour de petits événements à 500/700 euros pour des salons avec plusieurs centaines de participants. A cela s’ajoutent des coûts additionnels comme la billetterie, la captation vidéo, le scan des badges….
  • Si vous prévoyez un lieu spécifique pour les conférences avec une scénographie et une décoration particulière… Renseignez-vous car les prix peuvent vite grimper
  • Les conférenciers : le coût d’un conférencier dépend de son prestige. Vous pouvez aussi proposer un partenariat avec des entreprises participantes. Dans ce cas, la conférence ne vous coûtera rien. Le coût d’un conférencier, comme vu plus haut, peut donc aller de 0 à 15 000 euros.
  • La communication : un événement virtuel ne nécessite pas d’affiches, de signalétiques, de documents à imprimer. Une belle économie ! Toutefois, il faudra prévoir une campagne digitale. Un événement virtuel peut vous permettre d’élargir largement votre cible à des personnes du monde entier ! Profitez-en. Jeu-concours, publicité sur les réseaux sociaux, contenu éditorial, vidéo teaser. La communication digitale présente beaucoup de possibilités. Le budget va dépendre de l’enveloppe que vous souhaitez investir, entre 1000 à 50000 euros !
  • Les frais de personnel : pas d’aménagement de locaux ni de logistique importante à prévoir. Toutefois dans un événement virtuel, l’aspect technique est primordial. Un technicien de la plateforme assurera le bon déroulement de l’événement. Son prix est généralement compris dans le coût de la plateforme.

Et côté exposant ?

  • Avoir un stand virtuel : Un événement virtuel n’est pas une transposition sur écran d’un salon physique. Un exposant n’a donc pas de stand tel que l’on peut l’imaginer dans un salon. Son stand est en réalité un espace sur une plateforme digitale. Il peut y intégrer des vidéos, des documents à télécharger, une présentation de l’entreprise, des démos produits. Les visiteurs peuvent également prendre rendez-vous dans un salon privé ou discuter par chat. Le coût de cet espace est donc réduit. La participation demandée par les organisateurs est variable et peut varier de quelques centaines d’euros à 3000 euros selon le prestige du salon.
  • Frais de communication : comme pour un événement physique, le succès de votre présence dans un salon virtuel est très dépendant de la communication que vous aurez faite en amont. Vous devrez donc communiquer via les réseaux sociaux et auprès de vos clients. Vous pourrez préparer des vidéos de présentation, des démonstrations de vos produits, des documents à télécharger, pourquoi pas des animations… Le budget peut donc varier selon les résultats que vous souhaitez obtenir et l’investissement que vous souhaitez faire.
  • Bien sûr, un événement virtuel demande l’investissement de votre équipe. Vous devrez prévoir quelques commerciaux pour répondre aux clients, éventuellement participer à des conférences, des tables rondes, des animations. Avec un événement virtuel, pas de frais de nourriture ou d’hôtel. Toutefois, il faudra prendre du temps pour former au fonctionnement de la plateforme et rassurer les réfractaires aux nouvelles technologies. Cela n'engendrera pas nécessairement de coût financier supplémentaire mais peut demander d'organiser des temps de formation par exemple.

💸💸 Le coût d’un événement virtuel représente donc un coût bien inférieur à un événement en présentiel. Là où un organisateur d’événement physique devra prévoir au moins 100 000 euros de budget, l’événement virtuel ne vous coûtera que 10 000 euros. Il en va de même côté exposant. Le prix peut passer de 10 000 euros ou plus en physique à 3 ou 4000 euros en virtuel.

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