Événement virtuel ou physique : pourquoi pas les deux ?_background

Dorénavant, la question se posera à chaque fois que vous songerez à organiser un événement : virtuel ou physique ? En un an le succès des événements virtuels a été fulgurant.

Les entreprises ont rivalisé d’imagination pour animer des événements conviviaux et engageants sur Internet. Cependant, d’après une enquête de Weezevent et l’IFOP, 93% des Français espèrent pouvoir à nouveau participer à un événement physique. Le digital a montré ses atouts mais ne détrônera pas le présentiel. L’ère du phygital a sonné.

Les événements physiques ne sont pas morts et heureusement

Forum, salon, congrès… vous espérez que tout cela revienne à la normale en 2021. Vous vous êtes adapté l’année dernière en transformant avec succès vos rencontres annuelles en événement digital. Mais vous le savez, rien ne remplacera le présentiel. En effet, organiser un événement physique offre des sensations différentes et se prête particulièrement à certaines occasions comme le Salon de l'Agriculture ou encore Maison et Objet. Les différences qui marquent le plus les participants et organisateurs résident principalement dans :

  • Le contact humain

L’événement physique est un moment de lien et d’interaction avec ses prospects ou ses clients. Ceux-ci rencontrent les équipes et mettent un visage sur votre marque. Plus encore aujourd’hui, la rencontre dans le réel humanise l’entreprise et la rend plus accessible. "La grande force des événements physiques est simple : ils permettent de faire se rencontrer des gens d’horizons différents, dans un même lieu. On provoque des rencontres inattendues et des relations se tissent entre les personnes", explique Valentin Decker de LiveMentor.

  • L’énergie et l’ambiance

Les événements physiques provoquent des émotions fortes. Immergés dans un lieu, tous nos sens sont sollicités. La scénographie, les expériences de réalité virtuelle ou augmentée, les ambiances sonores, le traiteur et ses animations culinaires, les ateliers …
Néanmoins, il est de plus en plus fréquent de retrouver une ambiance très forte sur des événements en ligne. Tout va dépendre de la solution utilisée, de ses fonctionnalités mais également de la manière avec laquelle les organisateurs et participants s'en saisissent et engagent.

  • Les possibilités de création infinies

Un événement physique offre une infinité de possibilités dont les seules limites sont l’imagination des équipes événementielles et bien sûr le budget. Le lieu d’exception, des animations grandioses ou innovantes, un invité de prestige, un buffet inoubliable… les agences événementielles rivalisent de créativité pour susciter l’étonnement et laisser au public un souvenir impérissable.

Evénement virtuel et physique : l’union fait la force

Pour toutes ses raisons, l’événementiel physique n’est pas près de mourir. Pour le think tank HUB Institute, la crise a mis en lumière la nécessité pour le secteur d’entrer dans la troisième ère de l'événementiel B to B à savoir celle de l’hybridation entre le offline et le on line. "Les outils virtuels qui existent, et ceux amenés à apparaître, permettent de proposer un prolongement ou une complémentarité à l’événement physique", témoigne Béatrice Louis, commissaire des salons pour Le Figaro.Les professionnels de l’événementiel l’ont donc bien compris, l’union fait la force ! L’avenir va se tourner vers des événements hybrides qui lieront des personnes physiquement présentes et d’autres derrière leur écran. L’avenir sera aussi de créer moins d’événements physiques mais des événements plus gros, et en parallèle, pour animer vos audiences entre vos événements en présentiel, des événements virtuels à une fréquence élevée.

Engager sa communauté

"La valeur de l’hybride, c’est bien l’engagement", appuie Vincent Ducrey, cofondateur et PDG du HUB Institute. Un événement hybride utilise la technologie pour permettre à tous les participants de vivre ensemble un même et seul événement. Ils partagent tous de façon quasi-identique les mêmes interventions, animations etc. "L’idée est que les participants aient une expérience similaire, et non de créer des citoyens de première et de seconde classe", souligne Amaia Stecker, associée directrice chez Pilar & co. Cette combinaison d’éléments virtuels aux événements live offre de nombreuses possibilités d’accroître l’engagement en temps réel. Les participants, qu’ils soient en ligne ou face aux conférenciers, ont le même niveau d’interactivité. Sur une plateforme accessible à tous, les participants pourront poser des questions, commenter, répondre à des sondages ou à des quizz, partager des contenus tout en consommant des lives. Enfin, grâce au virtuel, les contenus vidéos en live streaming auront une seconde vie sur les réseaux sociaux, dans vos newsletters ou sur votre chaîne Youtube.

Faciliter l’accès à l’événement pour toucher une audience plus large

L’événement virtuel offre l’indéniable avantage de ne pas avoir de contrainte de déplacements. Proposer un événement hybride élargit donc considérablement l’audience. Ceux qui hésitent, ceux qui habitent trop loin ou ceux qui ne veulent ou ne peuvent pas se déplacer seront ravis d’assister à un événement en ligne. Les événements hybrides permettent de capter un nouveau public engagé ou de toucher des personnes qui à priori n’auraient pas été forcément intéressées par l’événement. Ainsi, les salons du Figaro Etudiants, organisés à Paris, ont été également accessibles aux étudiants et parents qui habitent en province ou à l’étranger.

Faire des économies et rendre l'événementiel accessible à tous

Organiser un événement hybride permet de réduire certains coûts. En invitant moins de monde en présentiel, vous réduisez vos frais de location, le nombre d’hôtesses d’accueil, les frais de traiteur… Du côté virtuel, tout dépendra de vos ambitions. "Le budget est une vaste question. Il dépend de la technologie utilisée, de la nature du contrat, de la mise en scène…. L’événement très basique est bon marché. On peut en organiser un pour 5% du coût d’un événement en face à face. En revanche, avec une vraie mise en scène, avec la création de moments d’émotions, avec une techno avancée, un événement va coûter beaucoup plus d’argent, cela peut aller jusqu’à 80% du coût d’un événement en présentiel », explique Julia Cabrera, corporate event manager chez Philips.

Toujours est-il que pour de nombreuses entreprises qui n’avaient pas les moyens d’accéder à l’événementiel physique, le virtuel offre de belles possibilités.

Collecter plus de données

Autre gros avantage de combiner on et off line : la collecte de données. Les plateformes fournissent aux organisateurs un grand nombre d'informations sur les participants que ne peuvent pas apporter les événements physiques. Ils peuvent ainsi mesurer le taux d’engagement, qui est resté et qui a quitté la  session, pourquoi... Toutes ses connaissances permettront d’améliorer les contenus dans de futurs événements.

L’ère du phygital est en route

Tous les professionnels de l’événementiel vont globalement tous dans le même sens. L’avenir de l’événementiel sera hybride. Les séminaires, salons, congrès continueront d’être nécessaires pour rencontrer clients et prospects et offrir une expérience et des émotions irremplaçables. En revanche, le digital apporte de nouvelles opportunités : élargir son audience, faire vivre l’événement différemment et le prolonger plusieurs semaines ou mois grâce aux contenus. Les entreprises et les agences y travaillent d’arrache-pied depuis des mois. L’ère du phygital est bien en route.




Partager cet article : Lien copié au presse-papier !