Conférence en ligne : comment (bien) l'organiser ?_background

Avec la crise sanitaire, les conférences en ligne ont connu un véritable boom en 2020 et 2021. Pour maintenir les liens avec leurs clients, faire parler d’elles, se démarquer, les entreprises ont fait de ces rendez-vous en ligne de véritables atouts marketing.

En effet, organiser une webconférence offre un double avantage :  se positionner en tant qu’expert d’un secteur et générer des leads commerciaux de qualité 😉. La conférence est généralement animée par un conférencier qui, avec un ou plusieurs invités spécialistes du sujet approfondissent une thématique. Dit comme cela, on pourrait presque croire que c’est une simple formalité à mettre en place. Mais un événement réussi demande réflexion et organisation.

Les atouts d’une webconférence réussie

Pour attirer votre cible et rendre votre événement attractif et engageant, donnez-vous le temps de réfléchir à ces quelques points :

👉  Trouvez un sujet fort : Tout l’art de la web conférence est de trouver LE sujet qui titillera suffisamment la curiosité de votre cible pour s’y inscrire. Pour cela, interrogez vos clients, demandez à votre équipe commerciale leurs retours, scrutez les remarques et questions récurrentes que l’on vous pose sur les réseaux sociaux. Posez-vous cette question : A quelle problématique importante pour ma cible vais-je pouvoir répondre ?

👉  Misez sur un guest charismatique et connu dans son domaine. Son nom attirera le public. Si votre budget ne vous le permet pas,  trouvez des intervenants capables de parler 1 heure sans ennuyer leur audience. Derrière un ordinateur, on peut vite se déconnecter !


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👉  Soyez concis, n’hésitez pas à préparer des visuels ou de petites vidéos pour rendre la conférence plus vivante.

👉  Faites réagir le public ! Via des chats ou des sondages. Dans l’idéal, l’animateur de la conférence pourra sélectionner quelques questions et faire répondre en live les invités.

👉  Enfin choisissez la bonne plateforme ! Pour cela posez quelques questions simples :  combien de participants attendez-vous ? Quel niveau d’interaction souhaitez-vous entre les invités et les participants ? Voulez-vous habiller l’interface à votre marque ? Avez-vous des besoins de services spécifiques ? Souhaitez-vous une analyse des résultats d’audience ? Voulez-vous une plateforme qui gère les inscriptions, les envoie d’e-mails ?

Tous ces éléments devront être pris en compte dans le choix de la plateforme.

Quels outils prendre pour organiser une conférence en ligne ?

Il existe de nombreux outils sur le marché pour organiser une webconférence. Difficile de s’y retrouver entre les logiciels basiques et les outils spécialisés. Chacun offre des fonctionnalités plus ou moins poussées. Quelles différences ? Comment bien choisir ?

  • Les logiciels de visioconférence simple

On connaît tous désormais ces outils de visioconférences tels que Zoom, Teams, Skype entreprise ou Google meet. Vous les utilisez sans doute dans les nombreuses réunions de travail en ligne auxquelles vous êtes conviés depuis que le télétravail est de mise. Et vous vous dites qu’elles feront sûrement très bien l’affaire pour l’organisation de vos conférences en ligne.

Certes, ces solutions peuvent convenir pour des réunions d’équipe ou des conférences simples avec peu de public. Elles sont faciles d’utilisation mais restent cependant très limitées en nombre de participants, de temps de connexion et de fonctionnalités.

  • Les outils spécialisés de webconférence

Si vous avez répondu à toutes les questions suggérées dans le paragraphe précédent, il y a de grande chance pour que vous vous mettiez à la recherche de plateformes plus performantes comme celle de Melting spot.

Elles offrent de nombreux avantages :

✅  La possibilité de personnaliser votre événement : les plateformes adaptent complètement l’interface à vos besoins, vos contraintes et votre identité visuelle.

✅ Des services qui vous feront gagner du temps comme : la gestion des inscriptions,  la création d’une landing page relative à votre événement ou la création d’un template d’email entièrement personnalisé.

✅ Une messagerie 1 to 1 pour permettre aux participants de communiquer entre eux et bien sûr toutes les options de chat, sondages, questionnaires pour interagir durant la conférence…

✅ Un accès à plusieurs flux entrant lors d’une même conférence et ainsi avoir la possibilité de voir plusieurs conférenciers en même temps en distanciel.

✅ Une analyse de votre audience et de son engagement à la fin de la conférence : les plateformes disposent d’outils d’analyses vous permettant de savoir précisément le nombre de participants réellement connectés, le temps de connexion, le taux de déconnexion, le taux d’engagement…

✅ Une enquête de satisfaction des participants à l’issu de la conférence

✅ Un accompagnement personnalisé par une équipe support dédiée à votre conférence en ligne

Utiliser un outil spécialisé de conférence en ligne : quels avantages et inconvénients ?

Comme vous pouvez le constater, les atouts d’une plateforme en ligne spécialisée sont nombreux.

🚀  Elle offre un grand nombre de fonctionnalités utiles au succès d’une conférence ;

🚀  Elle est (contrairement à ce que vous pensez peut-être) facile à prendre en main ;

🚀  Elle offre une expérience utilisateur bien plus agréable et mémorable ;

🚀 Vous êtes accompagné du début à la fin ;

🚀  Vous n’avez pas à vous préoccuper des aspects techniques et pouvez vous concentrer sur le contenu ;

🚀 Elle allège le travail de communication (création de la landing page, template d’e-mail, gestion des inscriptions.)

🚀 Elle donne une image dynamique, moderne et professionnelle de votre entreprise

🚀 Elle offre de précieux outils d’analyse.

Et les inconvénients ?

Le prix, vous pensez ? Est-ce vraiment nécessaire de dépenser autant pour une simple conférence en ligne ?  Rien n'est moins sur notamment lorsqu'on regarde attentivement un comparatif du prix des événements virtuels et des événements physiques 😉



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