Comment réussir votre premier événement virtuel_background

Depuis mars 2020, les professionnels de l'événementiel mais également toutes les entreprises qui organisent des événements internes ou externes font face à un challenge inouï.

Pour maintenir leurs événements, ils sont amenés à se réinventer et à transformer le format de leurs événements. La solution : se montrer résilient et adaptable pour saisir la nouvelle opportunité qui s'offre à eux, les événements virtuels et hybrides.

Qu'il s'agisse d'une solution temporaire ou durable pour votre entreprise, voici comment passer du physique au virtuel et réussir votre premier événement virtuel en toute sérénité.

Les avantages et limites des événements virtuels


Les bénéfices

En dehors du fait que la période vous contraint à utiliser ce type de format, les événements virtuels ont des bénéfice solides et durables.

  • Un risque zéro en période de crise : à l’heure du Covid, l'événement virtuel est un un atout majeur. Pas de contacts humains et donc pas d’organisation particulière pour minimiser les risques de transmission du virus. Mais cela pourrait être toute autre crise qui empêche un déplacement : grève des transports, mauvaises conditions météorologiques,...
  • Une visibilité maximale : un événement digital peut toucher une audience beaucoup plus large puisque la contrainte géographique n’existe plus. L'intérêt est donc de rencontrer plus de visiteurs ciblés. Grâce au chat vidéo, intervenants et participants peuvent se parler, interagir, consulter et télécharger en quelques clics tous les contenus souhaités.
  • Un coût très inférieur aux événements physiques : l’événementiel physique représente des dépenses très importantes et beaucoup de PME ne peuvent pas l’envisager. Passer au virtuel peut leur permettre d'organiser des événements qu'elles n'auraient jamais pensé pouvoir lancer.
Récemment, un dirigeant d’un grand groupe international nous expliquait que tous les ans il organisait 3 jours de séminaire et limitait le nombre de participants à 300. Le tout pour une dépense qui dépasse le million d'euros. En 2021, pour la première année, ce groupe va organiser un événement virtuel, qui réunira un public plus large. La dépense est 5 à 10 fois inférieure…
  • Un vrai élément de différenciation pour les entreprises : toutes les entreprises font du content marketing ou sont présentes sur les réseaux sociaux. Ces deux techniques consomment beaucoup d’énergie et peu d’entreprises réussissent à se démarquer. L’événement virtuel est un nouveau terrain de jeu et permet de constituer un avantage compétitif.
  • Un impact écologique très positif : les événements virtuels ont une empreinte carbone moindre (pas de déplacements, pas de stands à fabriquer, pas de supports de communication papier, pas de déchets). C'est donc un format très bon pour  la planète 😉
  • Une collecte efficace de données : nombre de personnes présentes sur une conférence, nombre d'interactions, chiffres sur le téléchargement de contenus... Ces données sont cruciales pour améliorer sa stratégie de lead generation et acquérir des clients de qualité. Et comme l'événement virtuel n'est pas figé dans le temps, ces contenus vont pouvoir alimenter la stratégie marketing et communication de l'entreprise pendant plusieurs semaines et mois et avoir générer un ROI bien plus important !  
  • Un ROI très intéressant: qu’il s’agisse d’une conférence annuelle virtuelle ou d’un salon pro virtuel, ils permettent de toucher une audience beaucoup plus large et d’avoir des coûts fixes moins importants qu'en optant pour un événement présentiel. Cette combinaison d'avantages rend ce format très intéressant en termes de rentabilité et de ROI.

Bien sûr, ce nouveau format d'événements n'est pas sans limites ni challenges.


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Les challenges des événements virtuels

  • Choisir une plateforme clé-en-main qui vous aide à passer la transition du physique au virtuel. Certes, mettre en place un événement virtuel n'est pas sorcier lorsqu'on est bien accompagné et qu'on a une bonne plateforme à sa disposition, c'est-à-dire une bonne solution technique qui d'adapte à tous vos événements et qui répond aux enjeux des événements virtuels et en particulier celui de créer des interactions et du lien entre les utilisateurs.  
  • User de pédagogie auprès de vos équipes, des intervenants et des participants. Nous sommes encore au début des événements virtuels et votre événement sera peut être le premier pour beaucoup de vos participants et  intervenants. Briefez bien vos équipes, expliquez et donnez de nombreux détails aux conférenciers et présentateurs, et bien sûr communiquez auprès de vos participants pour que tout se passe bien le jour J ! N'hésitez d'ailleurs pas à faire des tests.
  • Définir une stratégie d'engagement solide pour transformer vos participants en acteurs de l'événement. Un événement virtuel réussi est un événement sur lequel de nombreuses personnes ont pu se rencontrer, discuter, échanger leurs contacts... C'est également un moment pendant lequel des débats et problématiques ont été ouverts et de nombreux verbatims sont récoltés !

Les facteurs clés de succès pour réussir tous vos événements virtuels

Pour faire des événements virtuels ou hybrides un nouveau levier de d'acquisition et d’animation de communautés, voici ce qui nous semble être les règles à suivre pour tout organisateur🚀🚀

En termes de format tout d’abord, il est nécessaire de proposer un format dynamique et des événements multidimensionnels. A l’opposé un d’un format webinaire sur lequel l’audience est passive, l’événement virtuel doit s’adapter à une audience habituée à zapper ou scroller et proposer un format avec des moments qui offrent plusieurs flux vidéo en live et en simultané pour changer de “room” si une conférence ou un pitch ne m’intéresse pas. La navigabilité sur la plateforme est donc un facteur important d’adoption et de succès.
💡 Concrètement : proposez des échanges en 1 to 1 et 1 to many sur un chat, plusieurs conférences en live au même moment, différentes "room" pour héberger vos différentes sessions,...

Il est également crucial d’engager les participants et de leur donner des rdvs fréquents. L’outil utilisé doit offrir des fonctionnalités pour faire des participants de véritables acteurs de l’événement et non de simples consommateurs de contenus. Chat, networking zone, sondages, prise de rdv, …à eux de construire leur programme. Pour les rendre toujours plus acteurs, donner des rdv fréquemment permet à vos événements de renforcer le lien entre vous et votre communauté et ainsi d'améliorer votre ROI.
💡 Incitez-les dès leur inscription à découvrir le programme, à consommer des contenus sur vos intervenants, à préparer leurs questions...

La maîtrise de la temporalité est également un facteur de succès très important. Les événements physiques sont limités dans le temps. L’intérêt des entreprises est de pouvoir rendre disponible le contenu avant, pendant et après l’événement. En particulier grâce aux replays.
💡 N'oubliez pas de communiquer sur vos replays sur vos différents canaux et de "découper" ces replays en fonction des thèmes abordés, vous permettrez ainsi aux participants de rapidement revoir les passages qui les intéressent le plus.

Enfin, les données participantes sont clé et doivent être faciles à analyser. Les événements virtuels sont une mine d’informations sur les comportements des visiteurs et un outil indispensable à une stratégie de lead generation efficace.
💡 Assurez-vous d'avoir les bonnes ressources et outils pour tirer au maximum profit de ces informations !

Vous cherchez une plateforme qui vous accompagne dans la réussite de vos événements virtuels ? Ou vous souhaitez simplement plus d'informations sur ce format ? Chez MeltingSpot, nous sommes des pionniers des événements virtuels 😉


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