C’est quoi un événement hybride ?_background

La rencontre physique est un moyen précieux pour créer du lien entre les participants et les organisateurs. En attendant de pouvoir organiser à nouveau des événements 100 % physique, les entreprises ont pris le virage de l’événement hybride.

En quoi ça consiste ? Comment mettre en place un événement phygital ? On fait le point ensemble 👀 !

Qu’est-ce qu’un événement hybride ?

Nouvelle tendance émergente, l’event hybride, appelé aussi « phygital », a fait sa grande entrée dans le monde des événements virtuels. En quelques mois seulement, il a su s’imposer comme une solution innovante et interactive pour créer des événements d’envergure.

Par définition, l’événement hybride est la symbiose entre le physique et le virtuel. Les participants peuvent ainsi profiter des échanges et des interactions offerts par un événement classique, tout en bénéficiant des atouts du numérique. Comme lors d’un événement en ligne, vous pouvez par proposer :

  • Un séminaire interne pour optimiser votre force de vente auprès de vos équipes ;
  • Le lancement national d’un nouveau produit ;
  • Un workshop pour vos clients (formation produits, actualités, formation pour les aider à augmenter leurs ventes, etc.

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C’est principalement dans son format que l’événement hybride se différencie :

  • Le live streaming : les intervenants se retrouvent en présentiel dans le lieu dédié à l’événement, mais les participants le suivent depuis leur écran.
  • L’événement broadcast : une partie seulement des invités est en présentiel. L’event est diffusé virtuellement au reste des participants, ce qui permet de déployer votre visibilité.
  • L’événement satellite : la manifestation est remplacée par plusieurs petits events connectés entre eux. La version digitale permet de créer et de maintenir les interactions entre les participants.

Les avantages d’un événement hybride

Toucher une audience plus large

L’accessibilité de votre événement hybride est illimitée : il peut être suivi partout dans le monde, à tout moment. C’est donc un atout majeur pour accroître votre notoriété et attirer de nombreux visiteurs 🚀

En combinant les participants sur place et les participants virtuels, vous pouvez élargir considérablement votre audience ! L’utilisation du digital vous aide à gagner des nouveaux clients plus sensibles aux outils numériques (vote en ligne, contenus vidéo, sondages, chat, etc.).        

Offrir un accès privilégié à vos clients

Vos clients en présentiel se retrouvent en plus petit comité, dans des « rooms » conçues pour favoriser les échanges, les discussions et les relations commerciales. Vous pouvez donc retrouver ce sentiment de proximité avec les participants. C’est le moment de saisir cette opportunité pour créer davantage de lien avec vos prospects et clients 💯

Réduire les coûts

L’organisation d’un événement hybride vous permet également de réduire les frais classiques 💰 : location de salle, traiteur, prestations annexes. Il faudra néanmoins penser au coût du matériel vidéo et de la plateforme d’hébergement de l’évènement.

Créer un événement éco-responsable

✅ Limitation des déplacements, billet dématérialisé… L’événement hybride est aussi un format plus écologique qu’une rencontre en présentiel. En évitant de faire déplacer et consommer les participants, vous limitez les émissions de CO2 associées.

Comment créer un événement hybride ?

Identifier votre cible

La première étape consiste à définir le sujet de votre événement et d’identifier votre cible.

  • À qui souhaitez-vous vous adresser ? Vos prospects ? Vos clients ? Vos partenaires ? Quel est votre public cible ?
  • Quelles sont leurs problématiques actuelles ? De quoi pouvez-vous leur parler ? Quel sujet peut les intéresser ?

La clarification de ces deux éléments est indispensable pour réussir votre événement hybride !

Prévoir votre budget

La définition de votre budget est un élément déterminant dans l’organisation de votre événement hybride. Clarifier votre budget vous permet d’optimiser et d’orienter vos choix sur les prestataires, les outils, le matériel utilisé, etc. Prévoyez une enveloppe budgétaire toujours un peu plus large : il y a souvent des imprévus 🧐 !


Mettre en place une stratégie de communication

Une fois que vous avez identifié votre cible et défini votre objectif, vous pourrez mettre en place une stratégie de communication :

  • Quels types de contenus allez-vous produire pour convertir votre audience ?
  • Comment allez-vous communiquer avant, pendant et après l’événement ?
  • Quelles plateformes devez-vous utiliser pour promouvoir la rencontre ?

Penser aux fuseaux horaires

En fonction du type de rencontre que vous organisez, certains des participants peuvent se connecter d’un peu partout sur le globe ! 👉 Vous devez donc adapter les horaires de l’événement pour faciliter la connexion et optimiser la présence de vos participants. La meilleure stratégie ? Faire un sondage pour leur demander leur avis.

Externaliser votre événement hybride

Même si une partie de l’événement est en présentiel, les participants vont assister à l’event depuis leur écran. L’organisation d’une telle prestation demande donc une logistique rigoureuse (tests, anticipation des problèmes techniques, etc.). En passant directement par une plateforme d’événement virtuel, vous gagnerez du temps et serez plus serein !

🚀 Vous souhaitez organiser votre événement hybride ? Chez MeltingSpot, nous pouvons prendre en charge toute la gestion de votre rencontre virtuelle.



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