Animez vos communautés exposants et visiteurs grâce à MeltingSpot_background

Vous voulez votre tout premier salon à distance mais vous ne savez pas très bien comment faire pour en faire un moment interactif et engageant ?

On vous explique point par point comment vous y prendre pour réaliser un salon virtuel mémorable et ultra engageant 😉

Salon physique, salon virtuel : quelles sont les grandes différences ?

Tout va dépendre de la solution que vous choisirez pour réaliser votre salon virtuel. En effet, de nombreuses solutions de visioconférence et de webinar classiques peuvent vous proposer de s'adapter au format du salon virtuel, en plus de toutes les plateformes spécialisées d'événements virtuels.

Nous vous présentons les deux possibilités néanmoins nous vous recommandons vivement de sélectionner une plateforme d'événements virtuels, beaucoup plus apte à créer de l'interaction et à reproduire un vrai salon !





Si vous optez pour une plateforme de webinar ou de visioconférence classique

Si vous choisissez une plateforme de webinar classique, vous allez certes pouvoir organiser un moment live à distance mais vous serez limité dans la réalisation d'un vrai salon virtuel. En effet, de nombreux éléments caractéristiques d'un salon, virtuel ou physique, seront impossibles à reproduire :

  • vous ne pourrez pas créer de stands virtuels pour vos exposants,
  • vous n'aurez pas la possibilité de proposer à vos participants de prendre rdv avec des exposants,

⚠ Or cette fonctionnalité est particulièrement importante pour les organisateurs de salon. Comme en témoigne Marianne Chandernagor, directrice du pôle salon chez Comexposium et organisatrice du salon du Tourisme la semaine du 15 au 21 mai 2021 :

Il fallait aussi que les visiteurs aient accès aux profils de nos partenaires et puisse prendre des rendez-vous privés avec eux ou avoir accès à des informations sur un pays ou une région.
  • vous ne pourrez pas proposer à vos participants d'échanger entre eux:
    ...

On ne va pas vous faire toute la liste car vous l'avez compris 😎 : une plateforme de webinar ou de visioconférence simple n'est pas du tout adaptée pour réaliser un salon virtuel.




Si vous optez pour une plateforme spécialisées d'événements virtuels

Là, vous aurez déjà mis plus de chances de votre côté 😉
Mais attention, assurez-vous que cette plateforme vous permette de configurer et reproduire tous les éléments indispensables d'un salon comme :

✔ les stands exposants
Voici un exemple du stand de l'exposant Yousign sur un événement organisé par MeltingSpot :

✔ la prise de rdv sur un stand exposant
Sur un salon virtuel, les participants doivent pouvoir prendre rdv avec un exposant pour lui poser des questions, découvrir son offre ou encore avoir une discussion un peu informelle. Il est donc nécessaire de proposer un module de réservation de créneaux de rdv !

✔ l'échange entre les participants et les exposants
Les participants doivent pouvoir échanger via un chat avec l'exposant même s'ils n'ont pas pris rdv 😉 D'où l'importance de bien vérifier que votre plateforme vous propose bien un système de chat ou de messagerie avec les exposants.

✔ l'échange entre les participants
Les participants doivent pouvoir échanger entre eux, se rencontrer et créer une discussion. Pour cela, il est donc nécessaire d'avoir accès à un chat ouvert à tous les participants du salon.

✔ les conférences qui rythment le salon
C'est un point crucial : sur votre salon virtuel il est important de savoir si vous souhaitez ou non proposer des conférences en live. Les participants seront libres d'y participer ou non. Si vous en proposez, il vous faudra trouver le thème et les speakers et réfléchir à la manière dont vous souhaitez réaliser ces conférences : tables rondes, échange en 1to1, conférence avec un seul intervenant...
Ces conférences seront présentées comme des pendant votre salon, les participants pourront y aller et venir mais également participer sur le chat.

Il est dont très important que la plateforme que vous choisirez vous permette de configurer et piloter vos différents lives 😉

✔  l'accès aux informations sur le salon en amont de celui-ci comme la liste des exposants, celle des participants, le programme etc.
Vérifiez donc bien que la solution pour laquelle vous optez vous permette de donner accès à vos participants à ces différentes informations !

Animer sa communauté sur un salon virtuel avec une plateforme comme MeltingSpot : la liste des étapes à suivre

Etape 1 : configurez votre salon virtuel sur MeltingSpot

👉 Votre lien d'inscription
Ce lien est très important  car il va permettre à tous vos participants (ici les candidats de s'inscrire à votre événement). Il faut donc le paramétrer le plus rapidement possible pour le diffuser !

Vous allez choisir les informations que vous souhaitez demander aux candidats pour s'inscrire : nom, prénom, profil LinkedIn, cv... A vous de choisir !

Voici un exemple de formulaire d'inscription à un salon virtuel sur MeltingSpot 👇

💡💡 Ce lien d'inscription peut être accompagnée d'une landing page complètement dédiée à votre événement.

👉 Les stands exposants
Renseignez leurs logos, les noms des personnes présentes sur le stand ainsi que leurs informations professionnelles. N'oubliez pas d'ajouter quelques visuels.
💡 Vous pouvez le faire vous même ou laissez à vos exposants le soin de le faire mais veillez bien à vérifier quelques jours avant votre salon que vos stands sont tous complets !

👉 Les créneaux de rdv de vos exposants
💡 Là aussi, il est tout à fait possible que vous laissiez les exposants le faire eux-mêmes, ils peuvent être totalement autonomes et changer leurs disponibilités à tout moment.

👉 Les lives et le programme
Créez vos lives, ajoutez une courte description ainsi que la présentation de ou des intervenants.

👉 L'inscription à votre salon
Sur MeltingSpot, vous avez deux options : soit vous nous fournissez la liste des invités, soit vous partagez le d'invitation autour de vous et dans vos communications 😉

👉 Les tags
Ces tags vont vous permettre de proposer un parcours personnalisé à chacun des candidats et de mettre en avant les spécificités de votre événement.

Ce sont grâce à ces tags que vous allez pouvoir collecter des datas pertinentes et utiles dès l'inscription !

💡💡 Une fois ces étapes passées, vous suivrez un test régie avec votre even tmanager dédié pour vérifier la qualité de l'image et du son. Vous pourrez ensuite ouvrir votre salon !

Etape 2 : mettez en place un plan de communication solide

Avant de lancer votre salon et sa communication, définissez un plan de communication qui prennent en compte

  • les canaux de communication que vous souhaitez utiliser : mailing, réseaux sociaux, newsletter, etc
  • les types de communications : souhaitez-vous donner des informations d'ordre logistique ? Inspirer et nourrir votre audience ? Communiquer sur un intervenant, un live ou un exposant en particulier ?
  • les acteurs de ces communications et leur rôle : quelle place souhaitez-vous donner à vos exposants et intervenants dans votre plan de communication ?
  • le timing de vos communications : il doit être pensé en trois temps, avant, pendant et après votre salon

💡💡💡 Si cela vous intéresse, nous avons créé un kit pour réaliser le parfait rétroplanning 👉 téléchargez-le ici !

Etape 3 : pensez les animations et interactions

Un salon virtuel doit rester un moment d'échanges, de rencontres et d'interactions. Celles-ci vont bien sûr changer de nature puisqu'elle ne se feront plus directement en physique mais vous allez découvrir qu'en virtuel, il est tout à fait possible de créer des moments forts de partage 😉

💡 Réfléchissez à comment vous souhaitez animer votre salon avant, pendant et même après le jour J.

  • Avant le début de votre salon :
    Communiquez sur les réseaux sociaux, publiez du contenus sur votre site et sur votre blog (notamment des chiffres et informations clés sur le sujet), réalisez des interview de vos intervenants en amont, posez des questions à vos participants... Et surtout n'oubliez pas de communiquer sur les informations pratiques : date, heure, moyen d'accès etc !

    N'hésitez pas inciter votre audience : participants, exposants, intervenants à communiquer également dessus.
  • Pendant votre salon :
    Il va vous falloir communiquer sur les lives qui commencent, les stands exposants à venir découvrir mais également proposer des animations qui vont créer de l'interaction comme :

    👉 des sondages
    Demandez à vos participants de donner leur avis sur le salon ou alors posez leur des questions sur le thème de votre salon
    👉 des discussions sur chaque conférence
" Nous avons beaucoup utilisé la fonction chat de la plateforme. Pour encourager le public à poser leurs questions nous faisions systématiquement une introduction au nom du salon avant chaque conférence. Chaque jour, les internautes retrouvaient la même équipe d’animation." Marianne Chandernagor, directrice du pôle salons chez Comexposium et organisatrice de la Semaine du Tourisme du 15 au 21 mars 2021

💡💡💡 Chez MeltingSpot, nous avons une fonctionnalité qui nous permet d'animer n'importe quel salon : le fil d'actualité. Sur chaque événement, salon ou autre, chaque participant peut se rendre sur ce "social wall" et partager du contenu, interagir sur des publications et accéder aux contenus déjà postés.
Vous pouvez donc vous même partager des contenus et communiquer, laisser vos participants le faire mais également toute votre audience, pas mal non ?!

  • Après votre salon
    Votre salon ne s'arrête pas à la fin du jour J loin de là ! Il est tout à fait possible et recommandé de faire durer l'effet et la communication 😉

Comment ? Grâce à la communication et au partage de contenus !
👉 Partagez du contenu exclusif sur les réseaux sociaux
Verbatim de votre salon, moments clés, interview exclusives... Ces contenus sont très riches pour vos participants et vont permettre d'inciter votre audience à relayer, partager et commenter.
N'oubliez d'ailleurs pas de rappeler à vos exposants de faire la même chose !
👉 Envoyez une newsletter ou un mailing post salon pour partager les informations clés, le replay et collecter du feedback de la part de votre audience.
Ces données collectées vont vous permettre d'améliorer l'expérience de vos participants, intervenants et exposants !
👉 Incitez vos participants à parler eux-mêmes de leur expérience



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