10 conseils pour organiser un événement digital réussi_background

L’événement digital est une nouvelle donne dans nos vies professionnelles. Accessible en ligne depuis un ordinateur, il permet d’assister à des conférences, de participer à des ateliers, de faire du networking … sans bouger de son bureau.

Comment le réussir ?

Voici tous nos conseils pour un événement digital à succès 👇

1 - Bien définir ses objectifs

Tout comme dans la préparation d’un événement en présentiel, il est nécessaire de bien définir ses objectifs. Qui voulez-vous toucher ? Quel message voulez-vous faire passer ?

⚠️ Un événement digital n’est pas une version web de l’événement en présentiel. Il doit être pensé de manière différente en tenant compte des avantages et des contraintes. Ainsi un événement digital est l’opportunité de toucher un public plus large et d’élargir votre zone de prospects. En revanche, à distance votre public risque d’être moins captif. Réfléchissez donc bien au format le plus adapté (webinaire, salon, atelier, forum, journée client…) pour délivrer votre message et surtout aux moyens d‘interactions que vous mettez à disposition de vos participants et à qualité de vos lives !

2 - Choisir la bonne date et l’heure en fonction de votre cible

En fonction de votre cible, de son lieu de vie, de son emploi, vous allez devoir choisir la meilleure date et heure pour votre événement en ligne. Les participants habitent-ils dans le même pays ou la même ville ou au contraire ciblez-vous une audience internationale ? Posez-vous bien ces questions avant d’opter pour l’heure et le jour qui vous permettra de réunir le plus de monde possible autour de l’événement ☺️

3 - Sélectionner la bonne plateforme digitale

Une plateforme d'événement est l’outil clé de votre événement. Pratique et efficace, elle permet de tout gérer à distance depuis un seul outil. Pour bien choisir la plateforme la mieux adaptée à votre event, posez-vous ces questions : combien de lives y aura-t-il ? Combien de participants attendez-vous ? Souhaitez-vous faire interagir conférenciers et participants ? Quel niveau d'interactions voulez-vous proposer à votre audience (chat, groupes de discussion, partage de contenu, prise de rdv) ? Est-elle facile à prendre en main ? Est-elle modulable selon vos besoins ?  Voulez-vous un habillage spécifique ? Avez-vous besoin d’outils pour analyser vos résultats d’audience ? Souhaitez-vous qu’elle prenne en charge l’inscription ? La communication sur l’événement ?  Quel budget souhaitez-vous allouer à ce projet ? Tous ces éléments devront être pris en compte dans le choix de la plateforme.


4 - Trouver des sujets impactants

Pour attirer votre cible à votre événement digital, il vous faudra élaborer une stratégie de contenu rigoureuse. Prenez du temps pour réfléchir à un sujet qui répond aux attentes de votre audience. Trouvez un angle et un style qui vous ressemble et vous fait sortir du lot.

👉 Pensez également à faire une veille de ces sujets pour collecter le maximum d’informations et de ressources pertinentes. Elles vous serviront pour réfléchir au programme de l'événement mais également pour nourrir votre audience.

5 - Trouver les bons intervenants

Vos sujets sont trouvés ! L’étape suivante : trouver les bons speakers ou conférenciers. Pour garder en haleine le public devant son ordinateur et l’inciter à participer et échanger, il faudra un speaker non seulement expert de votre sujet mais aussi charismatique. Cela peut être, un membre de votre équipe, un client que vous souhaitez mettre en avant ou un conférencier professionnel si vous avez le budget nécessaire.

⚠️ Veillez à trouver des speakers qui sont à l’aise et ont déjà réalisé des événements virtuels : certains peuvent être très doués sur des événements physiques, mais moins doués à distance 😉

6 - Faire des lives interactifs, courts et visuels

Une bonne image vaut mieux qu’un long discours. Cet adage est encore plus vrai lorsque votre audience se trouve derrière un ordinateur. Son attention peut être vite appelée ailleurs si la conférence est trop longue. Pour maintenir l’intérêt de vos participants, faites court et soyez créatif ! Développez des outils pour encourager l’engagement et les discussions. Sondages, questionnaire, chat… Lles plateformes digitales offrent de multiples possibilités pour faire participer votre audience pendant les conférences mais aussi pour prolonger les échanges après l’événement.




7 - Préparer l’équipe d’animation

La plus grande peur d’un organisateur sur un événement digital, c’est le problème technique. Briefez bien toute l’équipe d’animation. Quelques jours avant, vérifier les connexions des speakers qui interviendront de chez eux.

💡 N’hésitez pas à réaliser de petits tutos d’explication sur le fonctionnement de la plateforme, la façon de s’y connecter et d’accéder aux conférences. Donnez aussi vos instructions sur la forme. Bien parler face caméra, vérifier la lumière pour éviter les contre jours, checker le décor qui sera derrière les conférenciers. Tout doit être pensé à l’avance !

8 - Communiquer avant votre événement digital

Pour promouvoir votre événement et faire venir une audience qualifiée, l’étape suivante sera la communication. Envoyez un e-mailing à votre base d’abonnés à votre newsletter. Pour élargir votre cible, utilisez les réseaux sociaux, dévoilez des extraits de certains lives si certains ont été pré-enrigistrés, des verbatims, des vidéos teasing. Investissez dans une publicité ciblée sur ces mêmes réseaux. Votre message doit être clair et simple pour faire ressortir la valeur de l’événement. Le but est de convaincre le visiteur de s’inscrire avec un titre efficace, un pitch rapide expliquant sa valeur ajoutée, le nom des intervenants, l’heure et le jour et bien sûr un call-to-action !

NB : Cette phase de communication est stratégique. Lorsque les événements sont créés dans le but de développer une base de prospects, ceux-ci sont générés en phase amont de l'événement ou/et en phase aval mais rarement pendant l'événement. D’où l’importance d’une bonne communication avant et après !

9 - Communiquez après votre événement digital

Ne négligez pas la phase post événement. Elle est tout aussi importante qu’avant l’événement. Vous avez une base de prospects élargis. Ils ont encore bien en tête votre événement. Envoyez-leur un mail de remerciement, partagez le replay avec les inscrits qui ne se sont pas connectés, partagez les meilleurs moments sur vos réseaux sociaux.
Pensez à faire vivre l’événement après celui-ci : incitez l’audience à partager du contenu sur les réseaux sociaux, partagez du contenu en lien avec l’événement même après la fin… Et n'oubliez pas d’envoyer une enquête de satisfaction à vos participants et speakers afin de connaître leur feedback et de vous améliorer pour votre prochain grand rendez-vous !

10 - Notre dernier conseil : scorez votre audience

E-mail, SMS, notifications, programmation de posts sur les réseaux sociaux, segmentation de votre cible, etc. : autant d’actions que vous pouvez maintenant automatiser. Si la plateforme que vous utilisez propose ces outils de marketing automation, vous pourrez étudier les réactions de chacun avant, pendant et après l’événement. Autant d’informations afin de réaliser un scoring de vos participants. Vous saurez ainsi quels sont ceux qu’il faut relancer en priorité, à qui il faut envoyer des mails, faire des offres ciblées. Un outil précieux dans votre stratégie marketing post événement 😉






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